Het stellen van eisen en criteria bij circulair inkopen: waar moet je beginnen?

Organisaties die circulair willen worden, willen graag een verschil maken. Dit doen doen ze bijvoorbeeld middels hun inkoopbeleid. Je verandert de stappen in het inkoopproces om toe te werken naar een systeem waarin minder primaire (vervuilende) grondstoffen nodig zijn: de circulaire economie.

Klassieke voorbeelden zijn het verminderen van papiergebruik. Of plastic producten vervangen door biobased producten, zoals bamboe. Het wordt ingewikkelder bij grote ‘producten’, zoals een ophaalbrug of viaduct. De principes van circulair inkopen kun je echter altijd toepassen.

Een belangrijke vraag hierbij is: waar moet je aan voldoen bij circulair inkopen? Met andere woorden: met welke eisen en criteria maak je inkopen circulair?

We bespreken het met Suzanne van Haren, programmamanager bij MVO Nederland en sinds 2016 actief in het circulaire domein.

Om te beginnen. Waarin verschilt circulair inkopen van traditioneel inkopen?

“Traditioneel inkopen is het gewone inkoopvak. Dat is simpelweg ‘bij partij X wil ik zoveel Y inkopen’ of een aanbesteding met de vraag wie je organisatie Y kan leveren voor de beste prijs.

Traditioneel inkopen gaat dus over het inkopen van de beste kwaliteit voor de goedkoopste prijs. Je bedenkt er niet bij wat je wilt bereiken met elkaar of wat je met je koopkracht kan bijdragen aan de wereld. Gerecycled papier is dan bijvoorbeeld niet een vereiste.

Bij circulair inkopen zeg je niet zozeer: ik wil papier inkopen, maar ik wil een product inkopen om op te schrijven. Je maakt de inkoopbeschrijving dan functioneel, waarbij je het doel beschrijft. Vervolgens voeg je ook circulaire eisen toe waaraan het product minimaal moet voldoen. Hiermee waarborg je de kwaliteit van het product. Door functioneel te specificeren geef je de markt de ruimte om andere materialen aan te bieden, waardoor meer innovatie gestimuleerd wordt.”

Wat voor eisen zijn er voor circulair inkopen?

“Op basis van de duurzaamheidsdoelstellingen van je organisatie formuleer je een ambitie voor je inkooptraject, bijvoorbeeld over de hoeveelheid producten die je wilt hergebruiken of recyclen. Je kunt in principe nog ambitieuzer zijn dan de organisatie, maar dan zou het meekrijgen van de organisatie een uitdaging kunnen worden. Voor het opstellen van je inkoopambitie biedt de R-ladder goede houvast.” 

Afbeelding R-ladder: Rijkswaterstaat

“Er is een verschil of circulariteit onderdeel van het gedachtegoed van de organisatie is, of slechts een klein vinkje in het proces. Je impact is het krachtigst als je vanuit organisatiedoelstellingen nadenkt over hoe je circulariteit meeneemt in je inkooptraject en dat je weet wat je ermee wilt bereiken. Dan ben je toch echt anders bezig dan wanneer je alleen een vinkje zet.

Ik noem een voorbeeld. Een eis kan zijn: kwartaalrapportage met betrekking tot percentage voedselverspilling. Als leverancier committeer je je aan deze eis door in te schrijven op de opdracht. Als inkopende organisatie moet je vervolgens wel per kwartaal zo’n rapportage uitvragen en daarop sturen. Doe je dat niet, dan krijgt de leverancier geen prikkel om zichzelf te blijven ontwikkelen en verbeteren.

Dit laat dus zien hoe essentieel contractmanagement is. Tijdens de contractfase stuur je op de gemaakte afspraken en zorg je ervoor dat het meer is dan alleen een circulaire eis, en dus ook werkelijkheid wordt.”

Waarop moeten we letten bij circulair inkopen?

“De hele organisatie moet circulair worden, niet alleen de inkoop. Neem printpapier. Gerecycled papier is belangrijk, maar misschien moet je eigenlijk je printbeleid onder de loep nemen. Niet printen is namelijk nog beter. Over zulke dingen moet je met de hele organisatie nadenken.

Bij andere producten moet je ook nadenken wat er na gebruik mee gebeurt. In jargon heet dat end of life, dus aan het einde van de levensduur van een product. Met geprint papier kun je natuurlijk niet veel meer dan het papier recyclen. Maar wat gebeurt er met de printer zelf? Haalt een leverancier die weer op en wat gebeurt er met de onderdelen? De mogelijkheden verschillen per productgroep, dus je doelstellingen ook. Door de R-ladder te gebruiken kun je onderzoeken op welke R-strategieën je allemaal kunt inzetten.”

Lees ook onze blog over laptops, tablets en smartphones e-waste-neutraal

Hoe formuleer je de juiste gunningscriteria voor circulaire inkoop?

“Het is best een uitdaging je eisen en criteria zo op te schrijven dat je je circulaire doelen bereikt én dat de opdracht aantrekkelijk is voor leveranciers om op in te schrijven.

Ik heb een voorbeeld met de verpakkingen van voeding. Tijdens een kennissessie van de buyer group voeding in de zorg vertelde één van de leveranciers uit deze branche over de ervaringen met circulaire eisen in aanbestedingen. Zo werd er aangegeven “ik wil als eis dat het verpakkingsafval in een aantal jaar met 10 procent wordt gereduceerd.”

Helder, zou je zeggen. Maar een eerlijke leverancier vertelde dat je dit anders moet verwoorden. Anders voegen partijen nu snel even extra verpakking toe, zodat er geen innovatie nodig is om later weer tien procent te reduceren. Zo omzeil je dus zo’n gunningseis. Je had — in dit geval — dus ook een eis moeten toevoegen over hoeveel verpakkingsmateriaal er op het begin überhaupt mag zijn.”

Hoe zorg je als organisatie voor de naleving van circulaire afspraken in contracten?

“Dat is een goede vraag. Als het contract met de leverancier gesloten is zijn de belangrijkste afspraken gemaakt. Maar hoe zorg je ervoor dat de leverancier de afspraken op het gebied van circulariteit ook daadwerkelijk nakomt?

Dit is nog een duidelijk verschil met traditioneel inkopen. Daarbij levert een leverancier de producten en is het werk voltooid. Maar als de leverancier ook zorgt voor het onderhoud en de spullen na gebruikt weer inneemt, dan moet iemand het contact en contract met de leverancier onderhouden. Dat is inderdaad een extra taak voor de organisatie.”

Lees meer over ambities formuleren: het voorbeeld van de Cruquiusbrug

Heb je nog tips voor inkopers?

“Intern draagvlak is belangrijk, omdat circulaire inkoop is een organisatievraagstuk is. Je kunt als inkoper je best doen om alles goed op te schrijven, maar de contractmanager moet bijvoorbeeld ook capaciteit hebben om het contract te monitoren.

Het helpt om een interne kick-off te organiseren. Zo zorg je dat iedereen de doelstellingen van de organisatie en het project snapt. De samenwerking met leveranciers is anders dan bij traditioneel inkopen. Omdat je andere contracten aangaat, ligt er meer nadruk op. Je bewandelt samen een nieuw pad.

Bij complexere producten, zoals de Cruquiusbrug, helpen de functionele eisen en criteria enorm. Je wilt over het water heen kunnen. Iemand moet op 1,20 meter kunnen leunen en er mag niemand doorheen vallen. Dan heb je globaal een brug omschreven, maar de invulling is helemaal vrij. Zo kom je bij innovatieve oplossingen.

En stel jezelf altijd de of je organisatie iets nieuws nodig heeft. Wil je echt allemaal nieuwe sta-zitbureaus? Iets hoogs om aan te werken is zeker fijn, maar wellicht volstaat een barretje. Dat scheelt weer ten opzichte van zes tafels waarvoor je nieuw materiaal én elektriciteit nodig hebt. Kritisch jezelf bevragen helpt altijd.”

Suzanne van Haren

Programmamanger Circulaire Economie bij MVO Nederland

Nu zelf aan de slag? 

Vind jouw volgende stap met ons stappenplan circulair inkopen.