Meubilair als voorbeeldsector in de circulaire transitie
De kantoormeubilairsector heeft in korte tijd grote circulaire stappen gezet. Drie grote aanbestedingen legden daarvoor de basis. Alliander zette de toon in 2013, waarna het Universitair Medisch Centrum Utrecht (2016) en de Rijksoverheid (2017) volgden. Inmiddels zijn circulaire ambities én prestaties niet meer weg te denken uit de sector. We spraken drie professionals uit het veld over hoe het zover is gekomen. En over welke uitdagingen er nog liggen.
Wat is circulair meubilair?
Met circulair meubilair bedoelen we op ikwilcirculairinkopen.nl: het produceren, gebruiken en onderhouden op basis van circulaire principes. Bijvoorbeeld:
- bestaand meubilair repareren of op een andere manier de levensduur verlengen
- hergebruikt meubilair inzetten
- nieuw meubilair produceren met een lange levensduur en losmaakbare onderdelen, van niet-toxische materialen
Eerste grote circulaire uitvraag Rijksoverheid zorgt voor ommekeer
In 2017 presenteert de Rijksoverheid een circulaire visie op kantoormeubilair. Op de visie volgt een serie contracten. Meteen bij het eerste contract wordt een flinke slag geslagen: ruim 100.000 werkplekken werden voorzien van circulair meubilair.
“De grote circulaire uitvraag vanuit de Rijksoverheid zorgde voor een ommekeer in de kantoormeubilairsector,” stelt Hans Bloemendaal. Hij was ooit werkzaam bij Rohde & Grahl en is inmiddels actief als adviseur MVI bij PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken in Klimaat.
“Deze uitvraag heeft de markt echt wakker geschud. Tot in het topmanagement van de geselecteerde leveranciers is het duidelijk geworden dat ontwerp en productie moeten veranderen. En dat verkoopafdelingen met andere verdienmodellen moeten gaan werken. De levensduur van producten verlengen neemt daarbij een steeds belangrijker plaats in.”
Waarom zijn circulaire ambities nodig?
Van oorsprong heeft de kantoormeubilairsector een lineair karakter: de focus ligt primair op productie. Daar zijn fabrieken op ingericht en daarmee wordt omzet gemaakt. Veel meubilair dat niet meer aansluit op de laatste trends, wordt vervangen. Net als meubilair dat alleen onderhoud nodig heeft. Een groot deel van het meubilair komt hierdoor onnodig terecht in de afvalverwerking.
Het goede nieuws? De kansen liggen voor het oprapen!
Nieuwe partijen staan op
De kansen die er liggen in de sector blijven niet onopgemerkt: in de afgelopen jaren betraden meerdere nieuwe partijen de markt. Niet alleen partijen die meubilair opknappen en herstofferen, maar ook partijen die tweedehands meubilair opkopen, op voorraad houden en zich daarmee kunnen inschrijven op aanbestedingen.
Een van die nieuwe partijen is Workbrands, met Ramon van de Kerkhof als commercieel manager: “We zien dat het landschap verandert. Er ontstaan steeds meer circulaire initiatieven. Voor ons is het belangrijk dat we mee kunnen doen, onder meer bij aanbestedingen. Dat vraagt om een verandering bij opdrachtgevers. We moeten af van lineair denken en vooraf bepaalde prijzen, en toewerken naar gelijkwaardige partnerships.”
Geen weg terug: al 40 procent uitvragen circulair
“De sector is volop in ontwikkeling en kan niet meer terug,” ziet ook Tamara van Vastenhoven. Tamara werkt bij Rijkswaterstaat en is van daaruit categoriemanager werkplekomgeving bij de Rijksoverheid.
“Steeds meer andere opdrachtgevers stellen circulaire ambities bij de inkoop van meubilair. Een leverancier schatte dat inmiddels zo’n 40 procent van de aanbestedingen voor kantoormeubilair een circulaire focus heeft. Dat is een enorme groei vergeleken met een aantal jaar geleden.”
Meer eenduidigheid door NEN-werkgroep en praktijkrichtlijn
‘Circulair’ wordt dus steeds meer de standaard. Om daar het beste uit te halen, is eenduidigheid belangrijk. Wat zien we als sector als ‘circulair’? En waarop leggen we de focus? Om die vragen te beantwoorden startte Hans Bloemendaal samen met een aantal anderen in 2019 de NEN-werkgroep Circulaire Inrichting Kantoor- en Leeromgeving.
“We zagen dat elke opdrachtgever andere aspecten van circulariteit uitvroeg. Dat is niet ideaal, want dan moet je als leverancier elke keer een andere vraag beantwoorden. Meer eenduidigheid maakt dat marktpartijen kunnen investeren. En het stimuleert doorontwikkeling.”
De NEN-werkgroep besluit een Nederlandse Praktijkrichtlijn (NPR) op te stellen. Omdat de sector al een NPR had over afmetingen en kwaliteitsaspecten, was dit instrument bekend. “Deze NPR is een mooi voorbeeld van de ontwikkeling in de markt,” analyseert Tamara. “Leveranciers zijn gekomen tot een eenduidige taal, samen met enkele opdrachtgevers en andere partijen. Wat ik zag, is dat de deelnemers verder keken dan hun organisatiebelangen om samen de sector vooruit te helpen.”
Uitdagingen voor de komende jaren
Toch liggen er ook nog genoeg uitdagingen in de sector. Zoals dat duurzaamheid nog steeds erg persoons- en organisatiegebonden is. Tamara: “Circulariteit is een way of life. Het zou in het DNA van je organisatie moeten zitten. Maar in gesprekken over contractmanagement merk je nog duidelijk verschil tussen partijen die hergebruik als uitgangspunt hebben, en partijen die zich van oorsprong richten op nieuw meubilair.”
Hans beaamt dat het verdienmodel van veel leveranciers nog steeds uitgaat van productie. “Er blijft immers nog veel vraag naar nieuw meubilair, met weinig circulaire eisen. Om dit te veranderen is het belangrijk dat opdrachtgevers structureel circulaire uitvragen blijven uitzetten.”
“De ongemakkelijke waarheid is dat we nog geen transformatie in de hele sector zien,” stelt ook Ramon. “We zien nog steeds onderscheid tussen circulaire verhalen en daadwerkelijke circulaire oplossingen.”
Verder ziet Ramon dat circulair meubilair vaak nog iets duurder is, omdat arbeid in Nederland duur is. “Ook is er nog simpelweg onwetendheid. Over de mogelijkheden van hergebruikt meubilair, bijvoorbeeld. En er zijn mythes over wat de consument belangrijk vindt. Zoals qua looks en functionaliteit. Maar daar kunnen we iets aan veranderen.”
Volgens Tamara is tot slot gaan denken vanuit aanbod belangrijk. Opdrachtgevers, ook het Rijk, denken nog steeds vraaggestuurd. “Dat proberen we wel te veranderen,” licht Tamara toe. “Want alleen door aanbodgestuurd te denken, kunnen we zo veel mogelijk gebruiken wat er al is.”
Een voorbeeld voor andere sectoren
Ondanks dat er vraag blijft naar ‘traditioneel’ nieuw meubilair, heeft de sector de afgelopen jaren laten zien dat een circulaire manier van werken mogelijk is. Door een aantal omvangrijke aanbestedingen met hoge ambitie kunnen grote marktpartijen niet achterblijven.
We horen terug dat de positie van duurzaamheidsmanagers binnen hun organisatie is versterkt. Dat is een belangrijke stap om organisaties van binnenuit te kunnen veranderen.
TAMARA van vasthoven – categoriemanager inrichting rijkswaterstaat
Circulaire ambities? Meubilair logische eerste stap
Heb je circulaire ambities, dan is kantoormeubilair een logische eerste stap. Omdat meubels zoals bureaus en stoelen goed geschikt zijn om op te knappen. Ook zijn deze meubelstukken relatief eenvoudig aan te passen aan veranderende behoeften. En omdat iedere kantoormedewerker meubilair gebruikt, kun je het circulaire verhaal verspreiden door de hele organisatie. Als je dit goed doet, zullen je medewerkers zich verbinden met de circulaire ambities van hun werkgever. Bovendien maakt het de weg vrij meer meer circulaire stappen!
