ProRail: In de hele keten aan de slag voor een duurzame werkomgeving

Wie ProRail hoort denkt waarschijnlijk eerst aan spoorlijnen, bovenleidingen en seinen. Toch is Human Facility Management momenteel een circulair vlaggenschip van de organisatie. De ambitie van de afdeling is dan ook groot: een volledig econeutrale bedrijfsvoering in 2027. Met 4500 werkplekken op 40 locaties door heel Nederland heeft een volledig duurzame kantoorinrichting niet alleen flinke impact, het moet ook dienen als inspiratiebron voor personeel en bezoekers.

Een duurzaam totaalconcept

Toen de huidige contracten van meubels afliepen was het voor ProRail het perfecte moment om de totale werkomgeving onder de loep te nemen. Stephanie Steffers, Senior Tendermanager bij Procurement: “Duurzaamheid zit diep verankerd in de strategie Verbindt Verbetert Verduurzaamt. We willen een werkomgeving die dit volledig ademt; die mensen binnen en buiten de organisatie inspireert en activeert. We beseften ons al snel dat dit verder gaat dan het revitaliseren van stoelen of het inkopen van circulaire bureaus. Het gaat echt over een duurzaam totaalconcept, maar we hadden geen idee of zo’n brede vraag überhaupt gedragen kon worden door de markt. Dat moesten we eerst uitzoeken.”

Het formuleren van een ambitie en het scherp krijgen van de wensen speelde een belangrijke rol. Dit werd vertaald naar drie pijlers die samen het uitgangspunt vormen:

1. Identiteit en plezier: de werkomgeving moet inspirerend en aantrekkelijk zijn en op esthetisch vlak het ProRail DNA uitstralen
2. Functionaliteit: een werkomgeving die werkt, niet alleen op ergonomisch vlak maar ook passend bij de interactieve samenwerkingscultuur    
3. Duurzaamheid: het gebruik van producten, materialen en grondstoffen die blijvend inzetbaar zijn en hun waarde behouden.

Stephanie: “Hierbij hebben we ook onze prioritering in kaart gebracht. Het zou niet bepaald duurzaam zijn om de huidige inrichting helemaal te vervangen als dat nog niet nodig is. In de tussentijd kwam COVID-19 om de hoek kijken, wat uiteraard invloed had op de scope van de opdracht.

We bewegen nu richting hybride werken en meer thuiswerken, daardoor zijn er bijvoorbeeld minder werkplekken die gerevitaliseerd hoeven te worden. Er wordt eerst gekeken wat er nog bruikbaar is, wat er eventueel gerevitaliseerd moet worden en wat er extern hergebruikt kan worden. De laatste stap is het inkopen van nieuwe producten die volledig circulair moeten zijn. Het is dus een langlopend proces, wat de aanbesteding veel abstracter maakt dan leveranciers normaal gesproken gewend zijn.” 

Met de hele keten om tafel

Waar circulaire producenten en leveranciers normaal gevraagd worden voor een concrete detailoplossing of een vraag over een specifiek product, legt ProRail nu het gehele pakket voor de kantoorinrichting bij de markt neer. Stephanie: “We willen een samenwerkingspartner die de bewaker is van het hele concept. Dit vraagt om samenwerking in de keten, dat is nieuw. Om erachter te komen of de markt hier klaar voor was hebben we een marktconsultatie georganiseerd. Hier hebben we uitgebreid besproken wat de huidige trends en ontwikkelingen zijn, hoe het inkoopproces in zijn werk gaat en natuurlijk ook of ze onze ambitie enigszins haalbaar vonden.

Gelukkig was de opkomst erg goed en gaf het merendeel van de partijen aan dat de ambitie en de scope niet te complex is. Het was echt een dialoog waarbij alle partijen veel van elkaar geleerd hebben. Het werd wel duidelijk dat onze integrale vraag nogal ongebruikelijk is; het vraagt om een hele andere benadering en nieuwe samenwerkingen tussen grote en kleine partijen.”

Aanbesteding nieuwe stijl

Na het afronden van de marktconsultatie is de aanbesteding in september gepubliceerd. “We hebben deze stevige ambitie omdat we hopen de markt te prikkelen en inspireren tot een nieuwe manier van werken. Ondanks de grondige aanpak met ons toegewijde projectteam in de aanloop, moet het in de praktijk natuurlijk nog wel blijken hoe het allemaal uitpakt. We hopen verrast te worden, bijzondere samenwerkingen te zien en mooie aanbiedingen te ontvangen!”