Bij het voorbereiden van de aanbesteding is het belangrijk om ook na te denken over de verdienmodellen van de verschillende partijen rondom het traject. Wanneer de financiële prikkels voor alle partijen circulaire prestaties bevorderen, wordt het realiseren van circulaire ambities eenvoudiger.
Ook moeten na gunning van de opdracht de gemaakte afspraken in een contract worden opgenomen. Dat contract bezegelt de relatie die je bent begonnen in het inkooptraject. Neem ook in deze fase vertrouwen en samenwerking als uitgangspunt. Wat moet je met elkaar afspreken om de functionaliteit van de geleverde producten te waarborgen en de circulaire prestaties te realiseren?
Er wordt veel gesproken over het toepassen van circulaire business- en verdienmodellen. Een businessmodel beschrijft in brede zin hoe een ondernemer waarde creëert, levert en behoudt. Een verdienmodel is hier onderdeel van: het geeft inzicht in de wijze waarop een onderneming (financiële) waarde genereert door de opbrengsten en kosten in kaart te brengen (bron: KPMG, KvdL & Copper8: Circulaire Verdienmodellen).
Met een circulair verdienmodel behoudt een leverancier een (gedeelde) verantwoordelijkheid over zijn product. Daarmee ontstaat tevens een financiële prikkel om producten te ontwerpen en produceren voor bijvoorbeeld een lange levensduur, eenvoudige aanpasbaarheid en weinig onderhoud. Een circulair verdienmodel is daarmee een middel in de transitie naar een meer circulaire economie.
Er zijn vier circulaire verdienmodellen die veel worden toegepast, waarbij de voorbeelden zijn uitgewerkt in een handreiking voor ondernemers:
Pas vanuit een inkoopperspectief op met het voorschrijven van een bepaald (circulair) verdienmodel. Het huren of leasen van een product maakt het nog niet circulair: dat hangt af van wat er na retourname daadwerkelijk met het product gebeurt. Belangrijk om te onthouden is dat publieke organisaties zelf goedkoper geld kunnen lenen dan private partijen dat kunnen. Een model waarbij een private partij moet voorfinancieren, bijvoorbeeld in een huur- of pay-per-use-model, kan voor een publieke organisatie op lange termijn dan ook duurder uitpakken dan een reguliere koop van het product met eventuele retourname aan het einde van de levensduur.
Om circulaire prestaties te borgen, kan het helpen om KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) rondom deze prestaties in het contract op te nemen. Daarbij kun je een groeimodel afspreken, waarbij de leverancier een prikkel heeft voor verbetering tijdens de contractperiode. Voorbeelden van KPI’s zijn de milieu-impact van materiaalproductie, de hoeveelheid gerecycled content of de hoeveelheid hergebruikte versus nieuw geleverde producten in een contracttermijn.
Pas op met perverse prikkels, zoals twee verschillende KPI’s die elkaar tegenwerken. Een voorbeeld: een garantie op een onderhoudsvrije periode (waarin het product moet functioneren) en het hergebruiken van bestaande producten (die wellicht om meer onderhoud vragen).
Bij het inrichten van KPI’s is het daarnaast mogelijk om een beloningsstructuur te koppelen aan het realiseren van de KPI’s. Hierbij zijn er verschillende mogelijkheden:
Het aangaan van een langetermijncontract straalt vertrouwen uit: je wil je uitspreken om lang met de betreffende leverancier te werken. Een contract voor een langere termijn geeft de leverancier ook mogelijkheden om investeringen te doen met een langere terugverdientijd, bijvoorbeeld in kwaliteit. Vaak zijn deze goed voor de circulaire prestaties in een contract.
Het is belangrijk om te beseffen dat de maximale looptijd van een raamcontract (4 jaar) volgens de Aanbestedingswet verlengd mag worden als dit goed gemotiveerd is. Het realiseren van circulaire prestaties kan daar een geldige motivatie voor zijn. Uit verschillende aanbestedingen in kantoormeubilair blijkt een maximale looptijd van tien jaar in een overeenkomst niet ongebruikelijk. Daarbij is deze tien jaar opgebouwd uit verschillende perioden, met tussentijdse verlengingen: bijvoorbeeld 4+4+2 of 4+3+3.
Betrek vroegtijdig in je inkoopproces een jurist. Neem hem of haar mee in jullie ideeën en ambities achter de inkoop, en de principes van samenwerking die jullie toepassen binnen het inkooptraject. Kijk vervolgens op welke manier dit in een kort en bondig contract kan komen, dat gebaseerd is op wederzijds vertrouwen tussen partijen.
Na het sluiten van een contract begint de relatie tussen opdrachtgever en leverancier in feite pas echt. De contractmanager van de opdrachtgever heeft hier een belangrijke rol. Betrek de contractmanager al vroeg in het inkoopproces, zodat ook hij begrijpt welke ambities er in de uitvraag zijn gesteld, en welke aanbieding de marktpartij daarvoor gedaan heeft. Vraag de contractmanager om ook na gunning intensief samen te blijven werken met de marktpartij, zodat de uitgevraagde ambities in de praktijk ook daadwerkelijk worden gerealiseerd. Zorg daarbij dat je flexibel bent bij het maken van afspraken, omdat je nog niet alles kan overzien bij gunning.
In de praktijk heeft contractmanagement vaak nog te weinig aandacht bij interne opdrachtgevers, en is er na gunning geen intensieve relatie meer tussen opdrachtgever en leverancier. Door contractmanagement professioneel op te pakken, wordt het ook mogelijk om hierin te gaan sturen op het realiseren van circulaire prestaties.
Meer informatie over contractmanagement is te vinden op de website van PIANOo.
Ook moeten na gunning van de opdracht de gemaakte afspraken in een contract worden opgenomen. Dat contract bezegelt de relatie die je bent begonnen in het inkooptraject. Neem ook in deze fase vertrouwen en samenwerking als uitgangspunt. Wat moet je met elkaar afspreken om de functionaliteit van de geleverde producten te waarborgen en de circulaire prestaties te realiseren?
Er wordt veel gesproken over het toepassen van circulaire business- en verdienmodellen. Een businessmodel beschrijft in brede zin hoe een ondernemer waarde creëert, levert en behoudt. Een verdienmodel is hier onderdeel van: het geeft inzicht in de wijze waarop een onderneming (financiële) waarde genereert door de opbrengsten en kosten in kaart te brengen (bron: KPMG, KvdL & Copper8: Circulaire Verdienmodellen).
Met een circulair verdienmodel behoudt een leverancier een (gedeelde) verantwoordelijkheid over zijn product. Daarmee ontstaat tevens een financiële prikkel om producten te ontwerpen en produceren voor bijvoorbeeld een lange levensduur, eenvoudige aanpasbaarheid en weinig onderhoud. Een circulair verdienmodel is daarmee een middel in de transitie naar een meer circulaire economie.
Er zijn vier circulaire verdienmodellen die veel worden toegepast, waarbij de voorbeelden zijn uitgewerkt in een handreiking voor ondernemers:
Pas vanuit een inkoopperspectief op met het voorschrijven van een bepaald (circulair) verdienmodel. Het huren of leasen van een product maakt het nog niet circulair: dat hangt af van wat er na retourname daadwerkelijk met het product gebeurt. Belangrijk om te onthouden is dat publieke organisaties zelf goedkoper geld kunnen lenen dan private partijen dat kunnen. Een model waarbij een private partij moet voorfinancieren, bijvoorbeeld in een huur- of pay-per-use-model, kan voor een publieke organisatie op lange termijn dan ook duurder uitpakken dan een reguliere koop van het product met eventuele retourname aan het einde van de levensduur.
Om circulaire prestaties te borgen, kan het helpen om KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) rondom deze prestaties in het contract op te nemen. Daarbij kun je een groeimodel afspreken, waarbij de leverancier een prikkel heeft voor verbetering tijdens de contractperiode. Voorbeelden van KPI’s zijn de milieu-impact van materiaalproductie, de hoeveelheid gerecycled content of de hoeveelheid hergebruikte versus nieuw geleverde producten in een contracttermijn.
Pas op met perverse prikkels, zoals twee verschillende KPI’s die elkaar tegenwerken. Een voorbeeld: een garantie op een onderhoudsvrije periode (waarin het product moet functioneren) en het hergebruiken van bestaande producten (die wellicht om meer onderhoud vragen).
Bij het inrichten van KPI’s is het daarnaast mogelijk om een beloningsstructuur te koppelen aan het realiseren van de KPI’s. Hierbij zijn er verschillende mogelijkheden:
Het aangaan van een langetermijncontract straalt vertrouwen uit: je wil je uitspreken om lang met de betreffende leverancier te werken. Een contract voor een langere termijn geeft de leverancier ook mogelijkheden om investeringen te doen met een langere terugverdientijd, bijvoorbeeld in kwaliteit. Vaak zijn deze goed voor de circulaire prestaties in een contract.
Het is belangrijk om te beseffen dat de maximale looptijd van een raamcontract (4 jaar) volgens de Aanbestedingswet verlengd mag worden als dit goed gemotiveerd is. Het realiseren van circulaire prestaties kan daar een geldige motivatie voor zijn. Uit verschillende aanbestedingen in kantoormeubilair blijkt een maximale looptijd van tien jaar in een overeenkomst niet ongebruikelijk. Daarbij is deze tien jaar opgebouwd uit verschillende perioden, met tussentijdse verlengingen: bijvoorbeeld 4+4+2 of 4+3+3.
Betrek vroegtijdig in je inkoopproces een jurist. Neem hem of haar mee in jullie ideeën en ambities achter de inkoop, en de principes van samenwerking die jullie toepassen binnen het inkooptraject. Kijk vervolgens op welke manier dit in een kort en bondig contract kan komen, dat gebaseerd is op wederzijds vertrouwen tussen partijen.
Na het sluiten van een contract begint de relatie tussen opdrachtgever en leverancier in feite pas echt. De contractmanager van de opdrachtgever heeft hier een belangrijke rol. Betrek de contractmanager al vroeg in het inkoopproces, zodat ook hij begrijpt welke ambities er in de uitvraag zijn gesteld, en welke aanbieding de marktpartij daarvoor gedaan heeft. Vraag de contractmanager om ook na gunning intensief samen te blijven werken met de marktpartij, zodat de uitgevraagde ambities in de praktijk ook daadwerkelijk worden gerealiseerd. Zorg daarbij dat je flexibel bent bij het maken van afspraken, omdat je nog niet alles kan overzien bij gunning.
In de praktijk heeft contractmanagement vaak nog te weinig aandacht bij interne opdrachtgevers, en is er na gunning geen intensieve relatie meer tussen opdrachtgever en leverancier. Door contractmanagement professioneel op te pakken, wordt het ook mogelijk om hierin te gaan sturen op het realiseren van circulaire prestaties.
Meer informatie over contractmanagement is te vinden op de website van PIANOo.
Om een succesvol circulair inkooptraject te realiseren, is het belangrijk dat ambities van samenwerkende partijen met elkaar overeenkomen. Dat begint met het duidelijk formuleren van jouw eigen ambitie voor het specifieke inkooptraject. Daarbij hoort ook het opstellen van een specifieke behoefte: waar ben je echt naar op zoek? Door vanuit de diepere behoefte van een organisatie te redeneren, ontstaan meer kansen voor circulaire oplossingen. Een voorbeeld: heb je nieuwe bureaustoelen nodig, of goede bureaustoelen (die niet noodzakelijk nieuw hoeven te zijn), of nog anders: goede werkplekken? Heb je een aantal vierkante meters per medewerker nodig, of een gezonde werkomgeving?
Het realiseren van hoge prestaties op het gebied van circulaire economie start met het stellen van een duidelijke ambitie voor je inkooptraject. Bouw hierbij voort op de ambitie en het beleid van je organisatie, en specificeer dit naar de productgroep die je in gaat kopen. Zet je bijvoorbeeld in op minder grondstofverbruik, wil je de waarde van je reststromen maximaliseren, of beide?
CircularIQ heeft een model ontwikkeld om hierbij te ondersteunen. Dit model – dat is samengevat in onderstaande figuur – presenteert vijf mogelijke circulaire doelstellingen voor inkooptrajecten (A t/m E). Vanuit de keuze voor een of enkele doelstellingen zijn vervolgens verschillende strategieën (voorbeeld: A1 t/m A5) mogelijk. Kies een doelstelling en strategie die past bij de productgroep die jij wilt inkopen. Op basis van deze doelstellingen is het vervolgens mogelijk om na gunning het effect van je inkoop te meten.
Veel inkoopvragen zijn relatief technisch gespecificeerd, waarbij de opdrachtgever de specificaties bepaalt van de producten die hij geleverd wil krijgen. Bij een functionele vraag zet je een behoefte in de markt, in plaats van een oplossing. Daardoor kan een meer functionele vraagstelling op drie manieren bijdragen aan een meer circulaire oplossing:
Twee voorbeelden:
Daarbij is de mate waarin een vraag functioneel gespecificeerd kan worden, ook afhankelijk van de volwassenheid van de markt (in relatie tot circulariteit) en de complexiteit van de productgroep:
In veel sectoren wordt op dit moment gewerkt aan de transitie naar een circulaire economie. Steeds meer marktpartijen hebben eerste ervaringen en zijn al aan de slag. Vanuit de Rijksoverheid worden steeds meer richtinggevende strategieën opgesteld, die richting geven aan het meer circulair maken van een bepaalde categorie. Denk bijvoorbeeld aan de strategie Naar een circulaire kantoorinrichting of de strategie naar een circulaire categorie catering.
Schrijf je vast in voor de nieuwsbrief en dan houden we je in de toekomst op de hoogte over nieuws, tips en events rondom circulair inkopen.