Refurbished thuiswerkplekken te huur

Laatst geupdate: 16 november 2022

Wat doe je als al je kantoormedewerkers thuis komen te zitten vanwege de coronamaatregelen? PwC weet het wel: thuiswerkplekken aanbieden. Maar dan wel duurzaam en circulair.

Vraag & oplossing

In maart 2020 waren de kantoren van PwC leeg; de eerste lockdown was een feit. In een periode waarin alles nieuw en wennen is, wilde PwC doorpakken. Daarom schrijft de organisatie een aanbesteding uit voor thuiswerkplekken voor haar medewerkers. De duurzame en circulaire organisatiestrategie geeft de aanbesteding een groen randje: PwC vraagt de markt om refurbished werkplekken.

Marktpartijen reageren positief op de uitvraag. Alvero Kantoormeubelverhuur wint de inschrijving met een pay-per-use-model. PwC huurt het gerefurbishde meubilair voor de termijn van het gebruik. Als een medewerker uit dienst gaat, wordt het huurcontract beëindigd en kan het meubilair opnieuw worden ingezet.

Deze opdracht is een mooi voorbeeld van gebruik in plaats van bezit. Pay-per-use vergroot de kans op hergebruik – en is daarmee een duurzamere keuze. Mooi extraatje: vanwege de vele vervoersbewegingen, gunde PwC de aanbesteding mede op slimme transportroutes en emissievrij vervoer.

Meer inspiratie voor circulair opdrachtgeverschap? Lees dit artikel:
Circulair opdrachtgeverschap: een circulaire manier van werken in je hele organisatie

Impact van het project

Aantal refurbished werkplekken: ±3.300
Kosten per werkplek: minder dan de helft vergeleken met nieuw meubilair

Meer voorbeelden van circulaire verdienmodellen? Kijk ook bij:
Circulaire verdienmodellen als versneller voor circulaire economie.

Wat maakte dit project tot een succes?

Deze 3 factoren droegen bij aan het succes van dit project:

Concept-RFP vooraf toetsen
Het concept-RFP (Request for Proposal) is getoetst met marktpartijen voordat de aanbesteding werd uitgeschreven. Daardoor ontstond een RFP dat zowel bij de vraag van PwC past, als bij de mogelijkheden van de markt.
Ander verdienmodel uitvragen
Door uit te gaan van huur in plaats van koop kun je de voorraad flexibel inzetten. Dit past goed bij de inrichting van thuiswerkplekken, die vaak tijdelijk worden ingericht.

Kosten splitsen
PwC liet de kosten voor gebruik, dienstverlening en transport (bij in- en uitdiensttreding) splitsen. Daardoor ontstaat een eenvoudiger kostenmodel dat beter aan te sturen is.

Tips voor een vergelijkbaar project

Doe een marktscan.
Door in gesprek te gaan met marktpartijen ontdek je wat er mogelijk is. Probeer hierbij verder te kijken dan de ‘usual suspects’: juist de kleinere of nieuwere partijen kunnen je verrassen! PwC werkte met online speeddates van een halfuur en haalde zo in korte tijd veel informatie op. De kennis zit bij de markt, maak er gebruik van.

Bespreek risico’s op tijd.
Marktpartijen bepalen de prijs voor een groot deel op basis van de risico’s. Bij een pay-per-use-model is een risico bijvoorbeeld dat er plotseling veel minder gebruikers zijn. Door zelf een deel van de risico’s op je te nemen, gaan de kosten vaak flink omlaag. PwC betaalt bijvoorbeeld zelf de transportkosten als er spullen worden opgehaald bij een medewerker die uit dienst gaat.

Geef medewerkers wat te kiezen.
Medewerkers waarderen het als ze wat te kiezen hebben. Medewerkers van PwC konden bijvoorbeeld zelf de maat en kleur van hun bureau kiezen. Bijkomend voordeel: mensen die tevreden zijn met hun ‘spullen, zorgen er vaak beter voor. En dat heeft dan weer een langere levensduur tot gevolg. Ofwel: extra duurzaam!

Organiseer het bestelproces via de leverancier.
Een bestelproces inrichten is de expertise van leveranciers. Het vergt veel tijd als je het zelf wil doen.

Meer weten over dit project?

Interview: Rob Klinker en Jeroen Ensie over de inkoop van refurbished thuiswerkmeubilair bij PwC.