Circulair opdrachtgeverschap: een circulaire manier van werken in je hele organisatie
De laatste jaren verschuift de focus van de inkoopafdeling naar de héle organisatie. Ofwel: circulair opdrachtgeverschap. Dat vraagt niet alleen om beleid en procedures, maar óók om interne ambassadeurs die collega’s enthousiast maken.
Circulair inkopen taak van de hele organisatie
“Om circulair opdrachtgever te zijn, moet je de circulaire manier van werken in de hele organisatie doorvoeren. Circulair opdrachtgeverschap is dus niet alleen iets van inkoop, maar ook van de bedrijfsvoering,” stelt Carola Wijdoogen van Sustainability University, een platform dat experts op het gebied van duurzaamheid met elkaar verbindt.
Dat betekent dat de rol van inkoop verschuift. Inkopers begeleiden nog steeds het inkoopproces, maar sturen daarnaast ook op inhoudelijke prestaties. “Maar, inkopers kunnen dat alleen doen als de eigen organisatie hen de juiste opdracht geeft. Een goede interne opdrachtverlening en aansturing is daarom cruciaal.”
Sara Rademaker van Circulair Support (adviesbureau voor overheden bij de transitie naar duurzaam en circulair opdrachtgeverschap) heeft veel ervaring bij publieke organisaties. Zoals de gemeentes Utrecht, Zeist en Rotterdam, Staatsbosbeheer en expertisecentrum PIANOo. Sara: “Circulair inkopen zou een organisatiedoelstelling moeten zijn, in plaats van een inkoopdoelstelling.”
Volgens Sara kan dat alleen werken als je deze 3 stappen volgt:
- een heldere ambitie vanuit het bestuur formuleren;
- de ambitie vervolgens vertalen naar beleidsdoelstellingen;
- en daarmee een concrete strategie op projectniveau opstellen.
Welk type leider heb je nodig?
Circulair opdrachtgever ben je niet zomaar. Sara: “Als je organisatiebreed wilt werken aan circulair inkopen, dan heb je een combinatie van formele en informele leiders nodig. Een combinatie van een duidelijke richting vanuit het bestuur én interne ambassadeurs die de collega’s meenemen.”
Formeel leiderschap gaat over interne opdrachtverlening om circulair in te gaan kopen. En over beleid en procedures die ervoor zorgen dat er inderdaad op een circulaire manier gewerkt wordt. “Formeel leiderschap organiseren is een belangrijke stap in veel organisaties,” herkent Hans Bloemendaal, verantwoordelijk voor circulair opdrachtgeverschap vanuit PIANOo. “Inkopers zitten vaak in een uitvoerende rol. Daarom is het belangrijk dat zij mogen besluiten om circulaire principes mee te nemen en daar de markt op uit te dagen.”
Informeel leiderschap gaat over eigen initiatief nemen van betrokkenen op de werkvloer. Je hebt ze in elke organisatie wel: inkopers of projectleiders met een intrinsieke motivatie om de wereld te verbeteren. “Het belang van die enthousiastelingen moet je niet onderschatten,” stelt Sara. “Zo’n interne ambassadeur kan andere collega’s óók enthousiasmeren. En andersom kunnen collega’s bij hem of haar snel terecht met vragen, zodat je het momentum niet verliest.”
Verhouding formele en informele leiders
Welke mix van formeel en informeel leiderschap werkt het best? De verhouding tussen die twee hangt af van de cultuur en aansturing binnen een organisatie:
- bij een centraal sturingsmodel: er is meer formeel leiderschap nodig, met monitoring en rapportages.
- bij een decentraal sturingsmodel: informeel leiderschap speelt een sterkere rol, waarbij interne ambassadeurs collega’s aanjagen.
“In beide gevallen is het echter cruciaal dat de afdelingen ervaren dat de circulaire ambities van de leiders ook die van hunzelf zijn. Wanneer dat gevoel er niet is, valt het onderwerp zo weer van tafel,” besluit Sara.
De kracht van een aanjager
Een tijdelijke aanjager kan helpen om zowel het formele leiderschap te organiseren als het informele leiderschap te bemoedigen. “Zo’n aanjager maakt voor teams duidelijk wat er allemaal mogelijk is. Enerzijds door werkprocessen aan te passen, anderzijds door ook echt met ze aan de slag te gaan op hun vakgebied. Zo creëer je beweging.”
Als een aanjager van buiten de organisatie komt, kent hij of zij de markt vaak beter dan de interne organisatie. “Wanneer je als organisatie de circulaire transitie wilt aanjagen vanuit inkoop, is het belangrijk om te weten hoe ver de specifieke markten zijn in de transitie naar circulair werken,” legt Carola uit.
“Iedere fase vraagt een eigen aanpak, waarbij de fase ook nog kan verschillen per productcategorie.” Een aanjager van buitenaf kan de organisatie helpen de juiste aanpak te kiezen en zo een succesvoorbeeld te creëren.
Maar een succesvoorbeeld alleen is niet genoeg. Het is cruciaal dat je de bereikte resultaten en goede voorbeelden deelt binnen de organisatie. “Mijn ervaring is dat collega’s vanzelf méér willen doen wanneer zij eenmaal weten wat er mogelijk is,” concludeert Sara.
Een collectieve verantwoordelijkheid
Door de stap te zetten van circulair inkopen naar circulair opdrachtgeverschap, maak je de hele organisatie verantwoordelijk voor de circulaire ambities. Deze collectieve verantwoordelijkheid vraagt een andere manier van werken, van bestuurder tot projectleider en van inkoopadviseur tot contractmanager.
“Op het moment dat je circulair opdrachtgeverschap gaat professionaliseren, neem je je circulaire ambities pas echt serieus,” aldus Hans. “Daarmee krijgen projectteams niet alleen intern meer ruimte om ervoor te gaan, maar ook extern. Op die manier kunnen zij marktpartijen uitdagen om met betere circulaire prestaties te komen.”
