Circulair inkopen: hefboom of slagboom voor duurzame bedrijfsvoering?
Mirjam Kibbeling, expert in circulair leiderschap en lector publieke inkoop, kent als geen ander het belang van circulair inkopen: “Als je het goed aanpakt, kan inkoop dé hefboom zijn voor de circulaire impact van je organisatie.” Ze heeft ook een waarschuwing. Want inkopers kunnen mogelijkheden ook (onbedoeld) blokkeren. Mirjam legt uit hoe je dat voorkomt.
Huidige functies Mirjam Kibbeling
Lector publieke inkoop voor vijf hogescholen (2022 – heden). In samenwerking met de Rijksoverheid en de vijf hogescholen zet Mirjam Publieke Inkoop op de kaart, onder meer via praktijkonderzoek.
Bestuurder bij Nevi (2020 – heden). Nevi is de Nederlandse vereniging voor inkoop en supply management. Mirjam is verantwoordelijk voor de portefeuille Onderwijs en Onderzoek.
In het kort: wat zijn de kernprincipes van circulair inkopen?
“Circulair inkopen is een proces voor de hele organisatie. Het proces verloopt ongeveer zo: allereerst formuleert de opdrachtgever een vraag vanuit een behoefte. De opdrachtgever legt deze behoefte vervolgens voor aan de markt en start het inkoopproces, doorgaans met ondersteuning van de afdeling inkoop.”
“De leverancier levert dan het product of de dienst gedurende de looptijd van een contract. Na de looptijd van het contract, wanneer het product in de huidige vorm niet meer gebruikt wordt door de opdrachtgever, blijven de onderdelen van het product in de loop.”
Je zei dat circulair inkopen werkt als hefboom. Hoe zit dat?
“Afhankelijk van de sector waarin je actief bent, besteedt jouw organisatie tussen de 20 en 90% uit aan andere organisaties. Gemiddeld is dat 66%. Dat uitbesteden houdt in: alles waar een contract voor ligt of waar je een factuur voor krijgt. Van printpapier tot leaseauto’s en van schoonmakers tot consultants. Slechts 33% van een budget gaat naar de eigen organisatie, bijvoorbeeld naar salarissen. Met inkoop bereik je dus twee keer zoveel als met je eigen mensen. Is dat geen hefboom?”
“Steeds meer bedrijven, organisaties en individuen komen vanuit hun maatschappelijke ambities automatisch uit bij inkoop. Ze beseffen dat ze alleen kunnen verduurzamen via hun leveranciers. Maar inkoop gaat over meer. Stel jezelf de vraag of je überhaupt iets moet inkopen, welke materialen het meest geschikt zijn en of je iets wil bezitten of huren. Van de budgethouder tot de jurist: iedereen in de organisatie denkt hier over mee. Circulair inkopen raakt aan je hele organisatie en ook dat maakt het zo belangrijk.”
Als een organisatie circulair inkoopt, is deze dan automatisch goed bezig?
“Wie circulair inkoopt verdient een compliment. Toch moeten we het hebben over het onderscheid tussen gerealiseerde en potentiële circulaire impact. De gerealiseerde impact is hoog als je circulair inkoopt, circulaire materialen gebruikt, producten goed onderhoudt en in een nieuwe functie hergebruikt.”
“Sommige producten dragen echter alleen potentiële circulaire impact. Denk aan kantoormeubilair. Daarvan kun je de levensduur makkelijk verlengen door reparatie. Maar gooi je een stoel met kapotte bekleding gewoon weg? Dan heb je dus geen circulaire impact bereikt.”
“Het verschil tussen potentie en resultaat zie je ook goed in ICT-materiaal. Als inkopende partij kun je zeggen: we kiezen in ons contract voor telefoons met een langere levensduur. Maar als het ICT-beleid is om elektronica na twee jaar te vervangen, dan wordt je contract dus niet gebruikt. Je moet de afspraken in je contract toepassen en benutten in de praktijk: the proof of the pudding is in the eating.”
“Als je dit snapt, begrijp je ook dat inkoop circulair maken niet je primaire doel is, maar dat je inkoop, de hefboom dus, wilt inzetten om circulair te worden als organisatie. Daar zit een wezenlijk verschil tussen.”
En hoe zit het nu met die slagboom?
“In gesprekken over aanbestedingen merk ik dat opdrachtgevers circulair inkopen vaak nog benaderen als een slagboom, een hindernis dus. Voor hen is het veel geregel om alles te formuleren en de inschrijvers af te wegen. De inkoopfunctie binnen een organisatie wordt nog weinig gezien als hefboom voor de circulaire transitie.”
“Inkoop kan bemoeizuchtig en belemmerend overkomen als de opdrachtgever al precies heeft bedacht wat hij wil. Je wilt als inkoper liever niet de slagboomzijn, oftewel de procedurele tussenstap waar collega’s vaak niet op zit te wachten.”
“Wil je met inkoop een hefboom zijn? Zorg dan dat je eerder betrokken bent in het proces en formuleer de juiste vraag. Daarmee geef je namelijk de ruimte aan creatieve, circulaire antwoorden.”
Hoe kunnen we ketens gezamenlijk verduurzamen?
“Vanuit het Nationale Programma Circulaire Economie en de Europese Green Deal zie je al dat de publieke inkoper een rol krijgt met meer belang. Overheden krijgen namelijk de mogelijkheid om markten te ontwikkelen, te stimuleren en te veranderen vanuit hun rol als lead customer.”
“Hoe dat werkt? Als de Rijksoverheid bijvoorbeeld een uitvraag doet voor honderdduizenden circulaire bureaus, dan opent dat een markt voor dit product. Er ontstaan mogelijkheden om die circulaire behoefte geleidelijk te vervullen. Andere organisaties profiteren daarvan door die nieuwe producten ook te kopen.”
Heb je tot slot nog tips voor circulair inkopen?
“Bij de opleiding waar ik lesgeef, zie ik dat mensen zich soms alleen voelen als ze met circulair inkopen willen beginnen. Er is niet altijd animo bij collega’s. Het helpt dan als je een groepje vormt met mensen die wél willen meedoen: een coalition of the willing. Zo motiveer je elkaar en zet je de eerste stappen.”
“Mijn tweede tip: start met een specifieke categorie of productgroep. Bijvoorbeeld een categorie die je belangrijk vindt, laaghangend fruit of iets waar een risico zit voor de organisatie. Elk begin is een goed. Ten derde: kom in actie! Voer geen eindeloze discussies of je van bovenaf of van onderop moet veranderen, maar begin klein met de mensen die willen.”
“Tot slot wil ik meegeven dat de circulaire transitie zich nog bevindt in een pril stadium. Circulair inkopen is dus een weg van proberen, experimenteren, aanpassen en leren. Binnen het Versnellingsnetwerk Circulair Inkopen werken we aan de circulaire toekomst. Samen zoeken we naar de juiste woorden en goede voorbeelden.”
