Circulair opdrachtgeverschap: een circulaire manier van werken in je hele organisatie

Sinds de start van de Green Deal Circulair Inkopen (2014) is circulair inkopen een hot item bij steeds meer partijen in Nederland. De laatste jaren gaat het echter ook steeds vaker over circulair opdrachtgeverschap. Hierbij verwerk je circulaire principes in de hele manier van werken van je organisatie, dus niet alleen in de inkoopprocedure. Dat vraagt om beleid, maar vooral om informele ‘leiders’ die initiatief nemen.

Circulair opdrachtgeverschap: breder dan inkoop

“Om circulair opdrachtgever te zijn, moet je de circulaire manier van werken doorvoeren in de hele organisatie doorvoeren. Circulair opdrachtgeverschap is dus niet alleen iets van inkoop, maar ook van de bedrijfsvoering,” stelt Carola Wijdogen (Sustainability University). Daarmee raakt inkoop ook aan het sturen op inhoudelijke prestaties. “Dat lukt alleen als de eigen organisatie de juiste opdracht geeft aan de inkoopafdeling. Goede interne opdrachtverlening en aansturing is daarom cruciaal.”

Moet circulair inkopen dus eigenlijk circulair opdrachtgeverschap zijn? Sara Rademaker van Circulair Support vindt van wel. Zij heeft ervaring op het gebied van circulair inkopen bij onder meer de gemeentes Utrecht en Rotterdam, Staatsbosbeheer en expertisecentrum PIANOo. Sara sluit zich aan bij Carola: “Circulair moet ook een organisatiedoelstelling zijn in plaats van een inkoopdoelstelling. Daarvoor is een heldere ambitie nodig vanuit het bestuur, met beleidsdoelstellingen voor afdelingen en een concrete strategie op projectniveau.”

Formeel en informeel leiderschap

Voor zo’n circulaire inkoopstrategie in de gehele organisatie is een combinatie nodig van formeel en informeel leiderschap. Sara: “Als organisatie heb je een duidelijke richting vanuit het bestuur nodig, maar ook interne ambassadeurs die de collega’s meenemen.” Twee typen leiderschap dus, maar wat houden ze concreet in?

1. Formeel leiderschap gaat over interne opdrachtverlening voor circulaire inkoop en het borgen van de circulaire strategie in beleid en procedures. Hans Bloemendaal, verantwoordelijk voor circulair opdrachtgeverschap vanuit expertisecentrum PIANOo, onderstreept het belang van dit formele leiderschap. “De rol van inkoop is vaak uitvoerend. Het is dus belangrijk dat zij het mandaat hebben om circulaire principes mee te nemen. Ze dagen de markt bijvoorbeeld uit door circulariteit onderdeel te maken van de opdracht.” Voorbeelden van circulariteit als onderdeel van de interne opdracht: de Cruquiusbrug (Provincie Noord-Holland) en de inkoop van thuiswerkplekken (PWC).
2. Informeel leiderschap gaat over eigen initiatief, vaak vanuit een intrinsieke motivatie bij de betrokken inkoper of projectleider. Sara Rademaker vindt dat we het informele leiderschap niet moeten onderschatten: “Met enthousiasme en het snel beantwoorden van hulpvragen wordt het duidelijk wat er kan. Dat is de basis voor verandering.” Veel organisaties hebben informele leiders die aan de slag willen met duurzaamheid en circulariteit. Er zijn dan ook mooie voorbeelden van inkooptrajecten die op gang kwamen door het enthousiasme van een of enkele betrokkenen: bijvoorbeeld het snoeiafval (Gemeente Rotterdam) en de contractering van afvalmanagement (Provincie Noord-Brabant).

Welke mix van formeel en informeel leiderschap werkt het best? De verhouding tussen die twee hangt af van de cultuur en aansturing binnen een organisatie: 

• bij een centraal sturingsmodel: er is meer formeel leiderschap nodig, met monitoring en rapportages. 
• bij een decentraal sturingsmodel: informeel leiderschap speelt een sterkere rol, waarbij interne ambassadeurs collega’s aanjagen. 

“In beide gevallen is het echter cruciaal dat de afdelingen ervaren dat de circulaire ambities van de leiders ook die van hunzelf zijn. Wanneer dat gevoel er niet is, valt het onderwerp zo weer van tafel,” besluit Sara. 

De kracht van een aanjager

Met een ambassadeur sla je twee vliegen in één klap. Want deze kan zowel helpen het formeel leiderschap te organiseren als het informele leiderschap aan te jagen. Zo’n ‘tijdelijke aanjager’ past bijvoorbeeld werkprocessen aan, maar gaat ook aan de slag met teams op hun vakgebied. Zo worden hun mogelijkheden duidelijk. 

Een externe aanjager kent de markt vaak beter. Carola vindt dan ook dat zo’n aanjager een belangrijke rol kan spelen in het creëren van een succesvoorbeeld: “Wil je de circulaire transitie aanjagen vanuit inkoop, dan moet je per specifieke markt weten in welke fase deze zit qua circulair werken. De fase waarin de markt zit verschilt per productcategorie.” Zo’n aanjager kan helpen die inschatting te maken. Ook communiceren over succes is cruciaal, concludeert Sara: “Wanneer collega’s weten wat er kan, willen zij zelf snel meer doen, is mijn ervaring.”

Collectieve verantwoordelijkheid

Bij de transitie naar een circulaire economie is er dus een cruciale stap voor de opdrachtgever: die  van circulair inkopen (op projectniveau) naar circulair opdrachtgeverschap (op organisatieniveau). Zo wordt de organisatie als collectief verantwoordelijk voor het realiseren van circulaire ambities middels inkoop. De manier van werken verandert zo voor verschillende betrokkenen. Van bestuurder tot projectleider en van inkoopadviseur tot contractmanager.

“Professionaliseren van circulair opdrachtgeverschap is een belangrijke volgende stap,” sluit Hans af. “Daarmee krijgen projectteams – waaronder inkoop –  ook een sterker mandaat richting marktpartijen. Op die manier kunnen zij hen uitdagen tot hogere circulaire prestaties.”

Organisatiebreed beleid in de vorm van formeel leiderschap en de koplopers die collega’s inspireren als informele leiders: daarmee kweek je enthousiasme. Dat enthousiasme leidt tot eerste resultaten en die inspireren en activeren vervolgens een grotere groep mensen. Zo gaan steeds meer mensen werken vanuit circulaire principes en ontstaat een gevoel van collectieve verantwoordelijkheid. Dat legt de basis voor nog sterkere circulaire principes bij volgende projecten.

Dit artikel is tot stand gekomen op basis van interviews met Carola Wijdoogen (oprichter Sustainability University, auteur ‘7 Rollen voor duurzaam succes’), Sara Rademaker (Circulair Support) en Hans Bloemendaal (Expertisecentrum PIANOo).

Nu zelf aan de slag?