Slim meubilairbeheer: De duurzame transformatie van meubilair bij de Universiteit Utrecht

De Universiteit Utrecht (UU) slaagde erin om hun aanschaf van nieuw meubilair te verminderen met 80%. En toch is het geen potpourri van allerlei meubels in verschillende kleuren. Een indrukwekkend resultaat, maar hoe hebben ze dat gerealiseerd?

Nieuw meubilair aanschaffen is duur: het kostte de Universiteit Utrecht jaarlijks zo’n 1,5 miljoen euro. Bovendien is het inkopen van nieuwe meubels slecht voor het milieu. De universiteit besloot het anders te doen en sprak de ambitie uit om geen nieuw meubilair meer aan te schaffen. In plaats daarvan is het doel gesteld om 100% her-inzetbaarheid voor het huidig meubilair te bereiken met een focus op het verlengen van de levensduur van bestaand meubilair.

De start: Meubelopslag

De plannen voor circulair meubilair begonnen klein. In 2018 startte de universiteit een pilot samen met hun verhuizer. Overtollig meubilair werd opgehaald en opgeslagen. Was er in een gebouw iets nodig? Dan werden er eerst items uit de opslag gebruikt. Dit was zo’n succes dat ze in 2020 startten met een aanbestedingstraject.

Oplossing: Hergebruik van eigen meubels en anders tweedehands of circulair

De aanbesteding bestond uit 3 percelen.

Perceel 1: hergebruik
Het uitgangspunt van de aanbesteding was hergebruik van eigen meubilair. Doordat de universiteit zelf meubels opslaat wordt nieuwe inkoop grotendeels voorkomen. Opdrachtnemers Convoi en Alvero registeren alle meubels op een interne webshop met de nodige specificaties en foto’s. Daarnaast doen zij het beheer en onderhoud van de meubels. Stoelen met een beschadiging worden opgeknapt. En onderdelen van meubels worden bewaard en hergebruikt.

Perceel 2: tweedehands
Mocht het interne aanbod niet toereikend zijn dan is tweedehands gewenst. Hiervoor zijn Workbrands, Ahren en Gispen verantwoordelijk. Zij zorgen dan dat geschikt meubilair uit de tweedehandsmarkt aangeschaft wordt.

Perceel 3: circulair
Voor het derde perceel werkt de universiteit samen met EromesMarko. Zij leveren circulair meubilair wanneer hergebruik of tweedehands geen optie is. Deze meubels hebben een lage milieubelasting en zijn herbruikbaar of demontabel.

Een gestandaardiseerd stappenplan voor duurzaam inkopen

Om ervoor te zorgen dat deze werkwijze goed geborgd is werken de inkopers van de Universiteit Utrecht met een verplicht stappenplan (overgenomen van stimular.nl):

1. Bekijk het aanbod in eigen pand(en). Niet (of deels) geslaagd > Stap 2
2. Bekijk het aanbod in de opslag. Niet (of deels) geslaagd > Stap 3
3. Bekijk het aanbod van de tweedehandsleveranciers. Niet (of deels) geslaagd > Stap 4
4. Schaf nieuw circulair meubilair aan via de leverancier

Impact van het project

• In het eerste jaar vonden bijna 3.000 meubelstukken intern een nieuwe plek binnen de universiteit via de opslagroute
• De inkoop van nieuw meubilair is met maar liefst 80% gedaald
• Het proces duurt iets langer, maar de UU toont aan dat het werkt

Hopelijk is de impact groter dan de UU en gaat het voor een verandering in de markt zorgen. Het zou geweldig zijn als andere grote partijen hun inkoopvragen anders gaan uitvragen, waardoor leveranciers ook met een passend en ander aanbod moeten komen.

Wat maakte dit project tot een succes?

Deze drie factoren droegen bij aan het succes van dit project: 

• Verplicht stappenplan
  Het verplichte stappenplan voor interne inkopers zorgt ervoor dat zij een duurzame manier vinden om meubilair aan te schaffen en geen stap overslaan in het proces. Het kost hierdoor iets meer tijd, maar er hoeft dan ook minder (duur) nieuw meubilair aangeschaft te worden. Bovendien is duurzaamheid het streven, niet kostenbesparing.
• Herstofferen van oude meubels
  De optie om meubels te herstofferen uit de opslag of van de tweedehands leverancier is een belangrijke succesfactor. Hierdoor is kleur geen geldige reden meer om iets nieuws in te kopen.
• Meubilair uit de opslag is gratis én makkelijk te bestellen
  Het gebruik van meubilair uit de opslag is bijna gratis voor de inkopende faculteit. De faculteit betaalt een kleine bijdrage voor het transport, maar de universiteit betaalt voor de opslag, reparatie, herstofferen en de afvoer van meubels (naar andere opkopers). Inkopers van de universiteit kunnen via het online meubelmanagementsysteem van Convoi en Alvero meubilair bestellen bij andere locaties.

Nu zelf aan de slag?

Overweeg je om inkoop van meubilair structureel anders te gaan aanpakken? Laat dan het verhaal van de Universiteit Utrecht een voorbeeld zijn.

Vind jouw volgende stap met ons stappenplan circulair inkopen. 

Dit artikel is met toestemming geschreven op basis van een interview van Stimular.nl met Merijn Smelt, hoofd contract- en leveranciersmanagement op de UU (december 2023).