Circulaire ambities: het grote belang van professioneel contractmanagement
Wil je circulairder worden als organisatie, dan is partnerschap essentieel. Hoe neem je circulariteit mee in contractafspraken? En hoe zorg je voor goede samenwerking met partners? Experts in circulariteit vertellen alles over professioneel contractmanagement.
It takes two to circulariteit
Een belangrijk uitgangspunt als je circulaire ambities hebt: gelijkwaardig partnerschap. Ramon van de Kerkhof, commercieel manager van de circulaire meubelleverancier Workbrands, is duidelijk over wat dat inhoudt: “Dat je samenwerkt op basis van expertise, wederzijds transparant bent en allebei je best doet.”
Makkelijk gezegd maar uitdagend in de praktijk, zo geeft Ramon toe: “Het betekent dat je veel met elkaar in gesprek bent, risico’s durft te benoemen en de eventueel leergeld samen betaalt. Je moet elkaar vertrouwen om dat te kunnen.”
Ramon is niet de enige die er zo over denkt: “Circulaire aspecten vragen om meer samenwerking en meer maatwerk”, vertelt Marieke van Weerdhuizen. Zij is als contractmanager verantwoordelijk voor kantoorinrichting bij de Rijksoverheid.
“Dit speelt bijvoorbeeld bij het inventariseren van de staat van huidig meubilair en de logistieke processen bij hergebruik. Daarvoor moet de leverancier ook samenwerken met andere organisatieonderdelen, zoals het facilitair bedrijf. Dat kan alleen succesvol zijn als we ons gelijkwaardig opstellen.”
Kortom: it takes two to circulariteit.
De veranderende rol van contractmanagement
En de rol van contractmanagement? Die verandert als gevolg van de circulaire ambities. De contractmanagers toetsen niet alleen de contractuele afspraken, maar zoeken ook naar mogelijkheden op basis van de circulaire ambities.
“Bij een circulaire ambitie is het belangrijk om alle interne betrokkenen – ook de contractmanager en de gebruiker – al bij de aanbesteding te betrekken”, stelt Marieke. “De circulaire ambitie vraagt tijdens de looptijd van de overeenkomst ook een andere rol en houding van hen. In ons geval zijn inkoop, contractmanagement en het facilitair bedrijf gezamenlijk verantwoordelijk voor realisatie van de circulaire ambities.”
De lerende aanpak
Circulaire projecten staan soms nog in de kinderschoenen. We hebben met elkaar nog veel te ontdekken. Ramon: “Een circulaire inschrijving gaat samen met een mate van onvoorspelbaarheid en diversiteit. Dat vraagt dus om vertrouwen en transparantie in de onderlinge samenwerking. Daarbij zijn we continu in overleg met elkaar: hoe verhogen we de mate van circulariteit in de levering van onze producten en diensten?”
De interne organisatie heeft hierbij een belangrijke, aansturende rol. Dat bevestigt Tobias Strating, hoofd Kenniscluster Energie & Milieu bij de Roelofs Groep. Dit bedrijf is actief in de grond-, weg- en waterbouw.
Tobias werkt veel samen met gemeenten: “Projectleiders vanuit de gemeente hebben vaak een civiele achtergrond en wat minder kennis over duurzaamheid. Omdat projectleiders intern nog beperkt worden afgerekend op duurzaamheidprestaties, hebben ze geen reden om hier op te sturen.”
Eenvoudige KPI’s voor circulariteit
Technische eisen, esthetische eisen, overlast beperken: er zijn al zoveel wensen, blijft er dan nog ruimte over om te sturen op circulaire ambities? Dat staat of valt bij de intrinsieke motivatie van de betrokken projectleider van de opdrachtgever, laat Tobias weten. En om toch te sturen op circulariteit is het uitwerken van eenvoudige KPI’s belangrijk.
In de infrastructurele branche waarin Roelofs Groep werkt kan dat bijvoorbeeld het beperken van de duur van werkzaamheden zijn. Daardoor hoeven gebruikers maar beperkt om te rijden. Tobias: “Zo’n eenvoudige KPI is zeker niet perfect, maar zorgt wel dat we op veel meer projecten goede stappen kunnen zetten. Toezichthouders en contractmanagers vanuit opdrachtgevers zijn nog niet gewend aan circulariteit. Daarom wil je geen moeilijke toetsing.”
Ook een aanrader: laat KPI’s voortkomen uit organisatiebrede doelstellingen. “Voor kantoorinrichting hebben we onze Rijksbrede doelstellingen vertaald naar doelen voor de categorie” vertelt contractmanager Marieke. “Door die doelen te verwerken in KPI’s wordt de bijdrage binnen het contract direct zichtbaar.”
Voor meubilair is er bijvoorbeeld een KPI op de inzet van hergebruikt meubilair, in plaats van nieuw meubilair. Ook Tobias ziet dat er in praktijk nog veel winst te behalen is, bijvoorbeeld met toepassing van lage-temperatuurasfalt of inzet van emissievrij materieel.
Drie tips van de experts
Circulair contractmanagement komt dus neer op professioneel contractmanagement. Zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer brengen hun expertise in en sturen – vanuit gelijkwaardigheid – op het nakomen van wederzijdse afspraken en de ambities.
De drie ervaringsdeskundigen geven ieder een tip voor de praktijk:
- Marieke: “Onderschat je impact als opdrachtgever niet: de vraag die je stelt zet marktpartijen in beweging. Begin klein en houd ook in je contact ruimte om te leren. Zo kun je zaken aanpassen op basis van voortschrijdend inzicht. Bespreek die onderlinge leerervaringen expliciet in gesprekken over contractmanagement.”
- Ramon: “Combineer de verschillende werkzaamheden die nodig zijn voor de circulaire ambitie in één contract. Zo heeft ProRail voor haar kantoorinrichting ontwerp, levering en onderhoud in één overeenkomst in de markt gezet. Zo is het eenvoudiger om te sturen op circulaire ambities. Ook zet je zoveel grotere stappen maken dan wanneer je je alleen richt op levering.”
- Tobias: “Keep it simple. Wanneer je begint met circulariteit, vat het dan samen in een simpele KPI. Als dat werkt, heb je een succesverhaal om op door te bouwen. En bedenk je dat één kleine aanpassing in veel projecten veel meer impact heeft dan meerdere aanpassingen in één groot project.”
Dit artikel is gebaseerd op gesprekken met Marieke van Weerdhuizen (strategisch contractmanager categorie kantoorinrichting, Rijkswaterstaat), Ramon van de Kerkhof (mede-oprichter Workbrands, circulair meubilair) en Tobias Strating (hoofd Kenniscluster Energie & Milieu, ingenieursbureau & aannemer).
