2. Breng je externe keten in kaart

Een circulaire economie creëer je niet alleen. Circulair denken vraagt ook om het ombuigen en wellicht zelfs sluiten van voorheen lineaire ketens. Daar is samenwerking voor nodig. Om te bepalen hoe die samenwerking er kan uitzien, moet je eerst de betrokken partijen in beeld hebben. Zowel die in jouw interne organisatie, als extern in de keten.

Hieronder gaan we in op het in kaart brengen van je externe keten. Liever intern aan de slag? Volg dan het stappenplan Interne organisatie.

2.1 Zo begin je

Breng eerst de betrokken partijen in kaart. Bijvoorbeeld zo:

  1. Analyseer hoe de externe keten in elkaar zit, van grondstofproductie tot afvalmanagement.
  2. Teken deze keten uit, inclusief de verhoudingen tussen partijen.
  3. Probeer erachter te komen wat de huidige verdienmodellen (en daarmee belangen) van verschillende ketenpartijen zijn.
  4. Teken vervolgens de nieuwe (circulaire) keten, zoals jij die voor je ziet.

Gebruik de schetsen van de huidige en gewenste keten als basis voor het gesprek met marktpartijen. In dat gesprek kun je aannames valideren en de keten verder inzichtelijk krijgen.

2.2 Samenwerken met en tussen ketenpartijen

De complexiteit en levensduur van producten bepalen hoe je kunt samenwerken met de externe keten.

Bij een complex product (voorbeeld: mobiele telefoon) bestaat de keten uit duizenden partijen, terwijl de keten bij een relatief simpel product (voorbeeld: bureau) overzichtelijker is. Tussen welke ketenpartijen je samenwerking wilt stimuleren in een aanbesteding, hangt mede af van deze complexiteit.

Als je de belangen van partijen in kaart brengt, neem dan ook de levensduur van producten mee. En de onderliggende prikkels van de verschillende businessmodellen.

  • Bij producten met een relatief korte levensduur (voorbeeld: bedrijfskleding) is het makkelijker om de keten volledig te sluiten.
  • Bij producten met een relatief lange levensduur (voorbeeld: gebouw) is dat organisatorisch nog niet realistisch. De betrokkenheid van toeleveranciers is vaak lastig te waarborgen en toezeggingen kunnen aan waarde verliezen op zo’n lange termijn.

Er zijn drie mogelijkheden om samen te werken met de externe keten, die je ziet in onderstaande figuur:

Bron: Copper8 (2018)
  • de keten sluiten: Dit kan bij relatief eenvoudige producten met een korte levensduur. Voorbeelden: catering, bedrijfskleding.
  • dieper in de lineaire keten: In ketens waar hergebruik van producten, componenten of materialen mogelijk is. Voorbeelden: ICT-hardware of kantoormeubilair.
  • verschillende perspectieven samen aan tafel: Om een product technisch zo circulair mogelijk te maken en de toekomstige potentie voor hergebruik in het ontwerp mee te nemen. Voorbeelden hiervan zijn gebouwen en infrastructuur.

2.3 Creëer een gezamenlijk belang

Bij inkooptrajecten is vaak sprake van tegengestelde belangen. Een interne opdrachtgever wil maximale kwaliteit tegen een zo laag mogelijke prijs. Een opdrachtnemer wil een zo hoog mogelijke winst, en dus een zo laag mogelijke inkoopprijs van zijn toeleveranciers en efficiënte productieprocessen. Maar bij een sterke sturing op prijs, kan de kwaliteit van een product onder druk komen te staan. En dat kan de negatieve milieu-impact vergroten.

Omdat we in een circulaire economie de waarde van producten zo goed mogelijk willen behouden, willen we maximale kwaliteit. Een financiële prikkel kan helpen: daarmee motiveer je leveranciers om tijdens de levensduur van het product maximale kwaliteit te leveren.

Om ervoor te zorgen dat tegengestelde belangen je inkooptraject niet in de weg zitten, zijn er twee belangrijke uitgangspunten:

  • Creëer een gezamenlijk belang tussen opdrachtgever en leverancier. Baseer die op het waardebehoud van producten, onderdelen en materialen.
  • Bescherm dit gezamenlijke belang met een financiële afspraak. Doe dit op basis van minimale kosten over zowel de aanschaf als het gebruik van een product (total cost of ownership of TCO).

Een voorbeeld
Een organisatie heeft nieuw kantoormeubilair nodig. De organisatie koopt dit in inclusief onderhoud voor een periode van tien jaar en terugkoopverplichting aan het eind van het contract. De opdracht wordt mede gegund op basis van de totale prijs van levering en onderhoud, en de eventuele retourwaarde (TCO). Maximale kwaliteit is het gezamenlijke belang voor beide partijen: de opdrachtgever heeft meubilair dat tien jaar functioneert, en de leverancier hoeft in die periode weinig of geen onderhoud te doen.

Actiepunten

  • Breng vooraf in kaart welke externe partijen betrokken zijn en invloed kunnen hebben op de circulaire ambities van het project.
  • Teken de gewenste circulaire keten uit, zoals jij die voor je ziet. Gebruik dit als basis voor gesprekken met marktpartijen over ketensamenwerking.
  • Creëer een gezamenlijk belang waarbij zowel opdrachtgever als leverancier financieel baat hebben bij waardebehoud van de producten.