5. Stel eisen & criteria op

5.1 Verschil tussen eis & criterium

Wanneer je ambities & vraagstelling duidelijk zijn, de keten inzichtelijk is gemaakt en de procedure is gekozen, kun je criteria en eisen voor circulariteit gaan opstellen.

De criteria voor circulariteit bestaan náást gunningscriteria op andere relevante (duurzaamheids)thema’s. Omdat je op zoek bent naar de beste aanbieder is het belangrijk om te zorgen voor focus in je criteria. Met te veel verschillende criteria neemt het onderscheidend vermogen van de inschrijvers af.    

In een inkoopproces kun je zowel eisen als criteria stellen:

  • Een eis is een ondergrens waaraan marktpartijen moeten voldoen. Het antwoord is ja of nee.
  • Een criterium geeft partijen de mogelijkheid om zich te onderscheiden: goed, beter, best. Stel je een criterium, gebruik dan een duidelijke beoordelingsmethodiek (meetlat).

5.2 Formuleren eisen & criteria

Neem de volgende vier uitgangspunten mee als je eisen en criteria gaat formuleren:

  • Stel alleen eisen die écht nodig zijn voor uitvoering van de opdracht.
    Voorkom te strenge eisen die innovatieve partijen uitsluiten. Een eis voor referentieprojecten kan bijvoorbeeld nieuwe en innovatieve partijen uitsluiten, omdat zij die nou eenmaal nog niet hebben. Wees dus kritisch: is het noodzakelijk om naar referenties te vragen? En zo ja, welke specifieke aspecten moeten er dan in terugkomen? Beperk je tot slechts die aspecten.
  • Vraag je om een visie? Laat deze dan onderbouwen met tastbare prestaties.
    Op die manier beloon je partijen die hun visie ook daadwerkelijk hebben doorgevoerd in hun eigen bedrijfsvoering.
  • Beoordeel de circulariteit van de aanbieding op een manier die past bij de productgroep en jouw definitie.
    Zoek uit wat veelgebruikte meetmethodieken zijn binnen de productgroep. Eventueel kun je je bij de inschrijving focussen op een beperkt aantal producten. De winnende leverancier kan dan na gunning de circulariteit van de overige producten aantonen.
  • Zorg voor focus in de criteria (zowel in de selectie- als gunningsfase).
    Voorkom te veel verschillende criteria naast elkaar. Op die manier kunnen marktpartijen zich onderscheiden op wat jullie organisatie echt belangrijk vindt. Met te veel verschillende criteria neemt het onderscheidend vermogen af. Denk voor de selectiefase na over wat een partij voor jullie de beste aanbieder maakt. Bedenk voor de gunningsfase wat de beste aanbieding zou zijn. Op basis hiervan stel je eisen en criteria op: eventueel voor de selectiefase, en in ieder geval voor de gunningsfase. Voor het formuleren van eisen en criteria kun je gebruik maken van de MVI-criteriatool. Met behulp van deze tool verzamel je gemakkelijk de meest recente MVI-criteria voor je inkoopdocument.

Tip: Zorg voor een juiste verhouding tussen prijs en kwaliteit in de criteria. Ga voor een prijs-kwaliteitverhouding van 10 tot 30% prijs versus 70 tot 90% kwaliteit. Zo kunnen marktpartijen zich onderscheiden op kwaliteit. Daar maken circulaire ambities immers onderdeel van uit.

5.3 Zo stel je het budget vast

Bij circulaire inkooptrajecten kun je bijvoorbeeld op de volgende twee manieren een budget vaststellen:

5.3.1 Plafond- en bodemprijs
Vroeger lag de nadruk bij inkooptrajecten vaak op prijs. Als je kwaliteit zwaarder laat wegen, loop je de kans dat de prijs hoger uitvalt dan je wil. Om dit te voorkomen, kan het helpen om vraag af te bakenen met duidelijke (financiële) randvoorwaarden. Dit vraagt echter goed marktonderzoek voorafgaand aan de aanbesteding – hoe je dit doet lees je in stap 3: onderzoek de markt.

Met een plafond- en een bodemprijs geef je de marge aan waar de prijs binnen moet blijven:

  • Met een plafondprijs voorkom je dat partijen een te dure aanbieding doen.
  • Met een bodemprijs voorkom je dat prijsduikers de aanbesteding winnen met een minimale kwaliteitsscore.

Er is nog een bijkomend voordeel als je zowel een plafond- als bodemprijs hanteert. Je kunt de score op prijs dan op een absolute schaal bepalen: een inschrijving op het bodembedrag krijgt maximale punten, een inschrijving op het plafondbedrag minimale punten. De prijsformule is lineair tussen plafond en bodem. Op die manier voorkom je een onevenredig groot verschil in punten als alle inschrijvers met hun prijs dicht bij elkaar zitten.

5.3.2 Vaste prijs
In plaats van een plafond- en bodemprijs, zie je ook steeds vaker dat er een vaste prijs gehanteerd. Als opdrachtgever bepaal je dan een (taakstellend) budget. Binnen die gegeven prijs hoeven aanbieders alleen op kwaliteit te concurreren. Die systematiek vergroot de focus op circulariteit en andere kwaliteitsaspecten nog meer dan bij een plafond- en bodemprijs.

5.4 Tools & meetmethodieken

Probeer circulariteit zowel te meten (kwantitatief) als te beoordelen (kwalitatief). Daar zijn verschillende meetmethodieken voor beschikbaar. Denk aan een Life Cycle Analysis (LCA) of Milieukostenindicator (MKI) die de milieu-impact van een product in een cijfer vat. Of aan een percentage recycled content, af te lezen uit een materialenpaspoort.

De keuze voor een bepaald instrument is afhankelijk van je definitie van circulaire economie en je gestelde ambities. Hoe je deze opstelt vind je in stap 1: definieer circulaire economie en stap 2: stel ambities op van Interne organisatie.

Iedere methodiek heeft zijn eigen focusgebieden, en is daarmee geschikt om verschillende doelen inzichtelijk te maken. Maar kijk ook naar de grootte van de uitvraag: de inspanningen voor het invullen moeten immers proportioneel zijn met de vraag die is gesteld.

Hieronder een aantal voorbeelden van handige tools en meetmethodieken:

  • DuboCalc is een instrument dat veel gebruikt wordt in de grond-, weg- en waterbouw om de milieu-impact van een infrawerk te bepalen. DuboCalc is gekoppeld aan de data van de Nationale Milieudatabase.
  • MPG is een instrument in de gebouwde omgeving, die de milieu-impact van de materialen in een gebouw (per m2 bruto vloeroppervlak) berekent. Voor nieuwbouw is dit instrument inmiddels verplicht. Een gebouw moet een MilieuPrestatie Gebouwen (MPG) hebben onder een bepaalde – steeds verder zakkende – waarde om een omgevingsvergunning te krijgen.
  • EcoChain is een instrument dat kan helpen om de milieu-impact van een aanbieding te meten. De tool maakt in een geautomatiseerde omgeving levenscyclusanalyses (LCA’s) op basis van data van leveranciers en andere ketenpartijen.
  • CircularIQ is een instrument dat kan helpen om te beoordelen hoe circulair een aanbieding is. De tool beoordeelt in hoeverre verschillende circulaire aspecten – die jij als opdrachtgever invult – zijn meegenomen in een aanbieding.
  • De PRP-tool van Rendemint is een instrument dat de mate van circulariteit bepaalt ten opzichte van de absolute (theoretische) circulaire waarde. Het instrument biedt een kader waarin leveranciers hun materiaalsamenstelling en -herkomst kunnen invullen.

Actiepunten

  • Stel zowel in de selectie- als in de gunningsfase criteria op voor circulariteit.
  • Stel niet te veel criteria naast elkaar, maar breng er focus in aan.
  • Laat kwaliteit (veel) zwaarder meetellen dan prijs.
  • Gebruik een meetmethodiek die is afgestemd met marktpartijen in die sector.