4. Kies een passende procedure

Eisen en criteria helder? Dan is het tijd om een passende procedure te kiezen voor je circulaire inkooptraject. Kies de procedure op basis van:

  • de waarde van de opdracht
  • het aantal aanbieders in de markt
  • en de mate waarin je samenwerking tussen partijen wilt stimuleren

Publieke organisaties moeten zich daarbij houden aan de wettelijk bepaalde aanbestedingsprocedures; private organisaties hebben meer vrijheid. Ook als private partij kun je principes uit deze procedures toepassen. Let daarbij wel op dat je expliciet vermeldt dat je niet aanbestedingsplichtig bent. Gebruik bijvoorbeeld het woord ‘uitvraag’.

4.1 Aanbestedingsprocedures

Een overzicht van zes veelgebruikte aanbestedingsprocedures:

  • Meervoudig onderhandse procedure
    Een procedure met één fase. Geschikt voor kleine opgaven, voor drie tot vijf partijen. Je kunt een interne voorselectie doen om deze partijen te kiezen. Bijvoorbeeld op hun ervaring met circulair werken.
  • Openbare procedure
    Een procedure met één fase: een gunningsfase. Geschikt voor aanbestedingen met óf een klein aantal potentiële aanbieders, óf een korte beschikbare doorlooptijd.
  • Niet-openbare procedure
    Een procedure met twee fasen: een selectie- en een gunningsfase. Geschikt voor aanbestedingen met veel potentiële aanbieders. Vóór de gunningsfase kies je in de selectiefase een aantal partijen, bijvoorbeeld op basis van hun circulaire visie en ervaring met circulariteit (referenties).
  • Concurrentiegerichte dialoog
    Een niet-openbare procedure met een dialoog tussen de selectie- en de gunningsfase. Deze dialoog tussen opdrachtgever en de inschrijvers biedt de mogelijkheid om de opgave, ambities en eisen verder te verdiepen. 
  • Mededingingsprocedure met onderhandeling
    Een niet-openbare procedure, waarbij je na gunning onderhandelt met de winnende aanbieder om tot een betere aanbieding te komen. 
  • Innovatiepartnerschap
    Een procedure waarbij een complex vraagstuk centraal staat. En waarbij er maar één of enkele partijen zijn met de expertise om de vraag te beantwoorden. Deze procedure is geschikt als je nieuwe producten wilt laten ontwikkelen. Daarvoor is de (betaalde) ontwikkelfase.
    Als opdrachtgever kunt je het product vervolgens inkopen onder de voorwaarden die je bij de start van het innovatiepartnerschap hebt bepaald.
    Hebben meerdere partijen succesvol het innovatiepartnerschap doorlopen? Dan kunnen zij allemaal een inschrijving doen.

Tip: Bied bij grotere inkooptrajecten eventueel een vergoeding voor de inspanning van marktpartijen. Zo voorkom je te hoge transactiekosten door een te intensieve procedure.

4.2 Stimuleer samenwerking door dialoog

Om circulaire ambities te realiseren, is het stimuleren van samenwerking van belang. Zowel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, als tussen ketenpartners onderling. Gebruik onderlinge dialoog om die samenwerking te stimuleren.

  • Dialoog tussen opdrachtgever en mogelijke opdrachtnemers kan helpen om je diepere behoefte te verduidelijken aan de markt. Ook geeft het jou als opdracht gever inzicht in de mogelijkheden van marktpartijen.
  • Dialoog tussen ketenpartners onderling kan hen stimuleren om samen te werken aan een oplossing die de ambities het beste realiseert.

In gesprekken ontstaat vaak een beter begrip dan via geschreven tekst. Bepaal de intensiteit van de interactie op basis van de grootte van je vraag: is de interactie proportioneel voor de vraag die je stelt?

Als dialoogrondes niet geschikt zijn
Probeer altijd interactie te organiseren tussen de opdrachtgever en de marktpartijen, ook bij kleinere inkooptrajecten. Zijn dialoogrondes te intensief? Of passen ze niet bij de procedure (in het geval van een openbare procedure)? Kies dan voor een andere manier van interactie, zoals:

  • een marktconsultatie vooraf
  • een informatiebijeenkomst bij de start van het inkoopproces
  • een mondelinge NvI-bijeenkomst (nota van inlichtingen)
    In zo’n bijeenkomst kun je mondeling alle (openbare) vragen beantwoorden en toelichten.

Het wederzijdse begrip dat hierdoor ontstaat helpt bij een beter verloop van de rest van de procedure.

4.3 Gunnen op visie

Steeds meer opdrachtgevers betrekken de opdrachtnemer vroeger in het inkooptraject om hun circulaire ambities te realiseren.

Bij deze manier van werken gun je de opdrachtnemer de opdracht op basis van zijn visie op de circulaire ambities. En dus niet op een uitgewerkt productaanbod of -ontwerp. Vervolgens werk je de opdracht verder uit met de gekozen partij, uiteraard binnen de randvoorwaarden die je in de aanbesteding hebt meegegeven (scope, planning en budget).

Doordat je de oplossing samen ontwikkelt, sluit deze zo goed als mogelijk aan op je daadwerkelijke behoefte. De co-creatie biedt ook de mogelijkheid om te bepalen op welke manier je precies de circulaire ambities realiseert.

Let op: dit zijn voorbeelden van een bijzondere samenwerkingsvorm. Gunnen op visie geldt niet als een aparte aanbestedingsprocedure. Een andere kanttekening bij deze manier van gunnen is dat sommige uitvragen mogelijk in strijd zijn met de beginselen van het aanbestedingsrecht.

Actiepunten

  • Kies een procedure die past bij waarde van de opdracht.
  • Zorg dat er in het traject ruimte is voor een dialoog met marktpartijen.
  • Gun eventueel op visie in plaats van productaanbod. Zo kun je samen met de opdrachtnemer de beste oplossing ontwikkelen.