3. Onderzoek de markt

Inmiddels heb je je ambitie en vraagstelling uitgewerkt, en misschien ook een schets van de huidige en gewenste externe keten. Om deze te valideren, kun je nu een marktonderzoek doen. Zo’n marktvalidatie helpt je om je ambities aan te scherpen en zo een maximale duurzaamheidsimpact te realiseren. Een marktonderzoek geeft je ook de meest actuele kennis; dat is waardevol, want marktpartijen ontwikkelen zich vaak snel.

3.1 Zorg voor een heldere doelstelling

Formuleer vooraf voor een heldere doelstelling van je marktonderzoek. Dat is belangrijk, want informatie opvragen kost niet alleen jou, maar ook marktpartijen tijd. Communiceer die doelstelling in je verzoek om informatie, zodat partijen een inschatting kunnen maken in hoeverre zij kunnen bijdragen.

Mogelijke doelstellingen van een marktonderzoek zijn:

  • je eigen scope en ambities valideren
  • informatie ophalen over wat er mogelijk is in de markt
  • de inkoopstrategie toetsen
  • intern en extern draagvlak voor circulair inkopen creëren

3.2 Overweeg een marktconsultatie

Een onderdeel van je marktonderzoek kan een marktconsultatie zijn. In een marktconsultatie raadpleeg je verschillende belangstellende organisaties over je inkoopopdracht. Met de kennis die je hiermee opdoet, kun je toetsen bij marktpartijen of je vraag haalbaar is en vervolgens je vraag beter formuleren. Met een marktconsultatie schep je tegelijkertijd de juiste verwachtingen bij marktpartijen.

Vraag daarnaast aan marktpartijen informatie die jij nodig hebt:

  • Wat zijn gebruikelijke eisen?
  • Waar liggen circulaire kansen?
  • Waarop willen partijen uitgedaagd worden?

Zorg voor een open houding om het maximale uit het gesprek te halen. De inzichten die je opdoet kun je meenemen in je definitieve uitvraag.

3.3 Soorten marktconsultaties

Er zijn verschillende manieren waarop je een marktconsultatie kan vormgeven. Dit is afhankelijk van je doelstelling en de informatie die je nodig hebt. Neem bij de keuze van de vorm ook de inspanning voor marktpartijen mee: het onderzoek moet wel proportioneel blijven met de omvang van de opgave.

Op hoofdlijnen zijn er drie soorten marktconsultaties:

  • request for Information (RFI)
    Digitaal opvragen van informatie, bijvoorbeeld door middel van een vragenlijst via TenderNed.
  • 1-op-1 gesprekken
    Individuele gesprekken met marktpartijen. Tip: stuur vóór het gesprek een vragenlijst en vraag om een reactie, zodat je vooraf kunt bepalen welke onderwerpen je mondeling wilt bespreken.
  • plenaire marktconsultatie
    Een open bijeenkomst waarbij marktpartijen jouw ideeën en vragen horen, én die van elkaar. Daardoor kunnen zij ook met elkaar in gesprek gaan en mogelijk combinaties vormen.

Als het kan, ga dan voor een combinatie van deze drie vormen. Dit is afhankelijk van de doelstelling van je marktconsultatie: wil je alleen informatie ophalen, of bijvoorbeeld ook je ambities valideren of combinatievorming stimuleren? In het eerste geval loont een serie individuele marktconsultaties; in het tweede geval kan een plenaire marktconsultatie effectiever zijn.

Kies je voor een plenaire marktconsultatie of 1-op-1 gesprekken? Zorg dan voor een open houding. Dat helpt om het maximale uit je circulaire inkooptraject te halen. Zorg bij een plenaire marktconsultatie voor een duidelijk verslag. Publieke organisaties moeten deze ook openbaar publiceren als bijlage van de aanbestedingsdocumenten.

Ter inspiratie

De Provincie Noord-Holland heeft vóór de aanbesteding van de Cruquiusbrug marktpartijen bevraagd over de ambities. Naar aanleiding van hun feedback zijn deze ambities aangescherpt. De uitkomst daarvan was een ambitiedocument dat vervolgens leidend werd in de aanbesteding.

Actiepunten

  • Stel een helder doel voor je marktonderzoek en communiceer die in je verzoek om informatie.
  • Overweeg een marktconsultatie en kies de vorm die het beste bij je doelstelling past.