1. Formuleer ambities & vraagstelling

1.1 Circulaire ambitie en strategieën

Hoge prestaties halen op het gebied van circulair inkopen? Dat begint met het stellen van een duidelijke ambitie voor je inkooptraject. Bouw hierbij voort op de ambitie van je organisatie, en specificeer dit naar de productgroep die je in gaat kopen. Zet je bijvoorbeeld in op minder grondstofverbruik, wil je de waarde van je reststromen maximaliseren, of beide?

CircularIQ heeft een model ontwikkeld om je hierbij te ondersteunen. Dit model – dat is samengevat in onderstaande figuur – presenteert vijf mogelijke circulaire doelstellingen voor inkooptrajecten (A t/m E). Vanuit de keuze voor een of enkele doelstellingen zijn vervolgens verschillende strategieën (voorbeeld: A1 t/m A5) mogelijk. Kies een doelstelling en strategie die past bij de productgroep die jij wilt inkopen. Vervolgens kun je na gunning het effect van je inkoop meten met deze doelstellingen.

Vijf mogelijke circulaire doelstellingen, inclusief mogelijke bijbehorende strategieën
Bron: Vlaanderen Circulair (2018)

Meer mogelijkheden voor meten en monitoren vind je in de handreiking Monitoring en contractuele borging MVI van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW):

1.2 Vraagstelling: van technisch naar functioneel

Veel inkoopvragen zijn vrij technisch: als opdrachtgever bepaal je de specificaties van de producten die je geleverd wilt krijgen. Bij een functionele vraag zet je een behoefte in de markt, in plaats van een oplossing.

Functioneel specificeren kan op twee niveaus:

  1. Je spreekt alleen een behoefte uit, met een aantal randvoorwaarden. Dit is de meest zuivere vorm van functioneel specificeren.
    Een voorbeeld is een uitvraag met daarin de behoefte aan comfort. Zoals een gebouw met binnentemperatuur van 21 graden, met een marge van 2 graden naar boven en beneden. Of een verbinding tussen oever A en oever B, waarbij een tunnel, brug of pont allemaal mogelijk zijn.
  2. Je schrijft wel een type oplossing voor, maar de eisen zijn functioneel.
    Denk hierbij aan een brugleuning, met een minimale hoogte en bepaalde eisen voor onderhoud. De overige eisen zijn vrij: leveranciers kunnen bijvoorbeeld zelf een materiaal kiezen. Zolang de voorgestelde oplossing maar voldoet aan de functionele eisen.

Een functionele vraagstelling kan op drie manieren bijdragen aan een circulaire oplossing:

  • Je geeft marktpartijen de ruimte om de vraag zo goed mogelijk (kwalitatief) in te vullen. Zolang die invulling maar voldoet aan de functionele behoefte.
  • Je biedt marktpartijen meer mogelijkheden om productinnovaties toe te passen. Daarmee ontstaat meer ruimte voor onderscheidend vermogen.
  • Met een meer functionele vraag voorkom je dat je (technische) eisen stelt die conflicteren met je circulaire ambities.

Hou er wel rekening mee dat de volwassenheid van de markt (als het gaat om circulariteit) en de complexiteit van de productgroep invloed hebben op hoe functioneel je je vraag kunt maken:

  • Bij een meer volwassen markt is het beter mogelijk om functioneel te specificeren. Bij een minder volwassen markt is het soms verstandiger om als opdrachtgever oplossingsrichtingen te geven.
  • Bij een meer complex product, zoals een laptop, is het verschil in kennis tussen opdrachtgever en leverancier groter. Dan kan functioneel specificeren helpen om duurzaamheidsambities te realiseren. Bij simpelere producten zoals printpapier is een functionele specificatie minder nodig.

Meer over functioneel uitvragen lees je bij stap 1 van het Inkoopproces: Formuleer ambities & vraagstelling.

1.3 Strategie per productgroep

In veel sectoren wordt op dit moment gewerkt aan de transitie naar een circulaire economie. Steeds meer marktpartijen hebben eerste ervaringen en zijn al aan de slag. Wat daarbij helpt, is dat de Rijksoverheid steeds meer strategieën opstelt die richting geven aan het meer circulair maken van een bepaalde productgroep. Zoek daarom uit wat er gebeurt in de productgroepen die jouw organisatie binnenkort nodig heeft.  

Voorbeelden van strategieën voor een bepaalde productgroep:

Actiepunten

  • Formuleer een circulaire ambitie die zowel bij de productgroep als bij het beleid van jouw organisatie past.
  • Bepaal bij de start van het inkooptraject de diepere circulaire ambitie van je organisatie, in plaats van de afgeleide productvraag. 
  • Onderzoek of je voor jouw inkooptraject de vraag functioneel kunt specificeren: zet de behoefte uit in de markt, in plaats van de oplossing.
  • Maar: functioneel specificeren is niet heilig! Bij een onvolwassen markt of complex product kan een meer technische specificatie juist richting geven.