Als je circulair gaat inkopen, verwacht je van allerlei betrokkenen dat ze anders gaan handelen dan ze gewend zijn. Dat geldt intern bijvoorbeeld voor de budgethouder, interne opdrachtgever en contractmanager. Ook buiten je organisatie heb je medewerking nodig, bijvoorbeeld van accountmanagers, adviseurs en productiemanagers bij potentiële ketenpartners. Ofwel: je vraagt wat van betrokkenen in álle stappen in het proces. Van ontwerp en productie tot retourlogistiek en recycling.

5.1 Richt je op motivatie

Er zijn allerlei theorieën over het beïnvloeden van gedrag. Gedrag beïnvloeden is lastig, maar niet onmogelijk. Waar de meeste onderzoekers het over eens zijn, is dat een mens zijn gedrag verandert op basis van een zekere urgentie. Iemand moet een dringende reden voelen (= motivatie) om te veranderen.

Realiseer je dat de motivatie van anderen vaak niet hetzelfde is als die van jou. Eerst moet je dus helder krijgen wat de andere stakeholders motiveert. Vervolgens kun je gaan kijken of verschillende drijfveren tot hetzelfde doel kunnen leiden. De mensen die dat doel met je delen, én bereid zijn er aan te werken, zijn je potentiële partners. Zij hebben de energie en motivatie om stappen te zetten. En om van jouw project een succes te maken.

Motivatie om te veranderen vind je ook dichter bij huis. Bijvoorbeeld als je organisatie circulaire ambities heeft en het bestuur daar mensen actief op aanstuurt. In de praktijk komt dat nog weinig voor, maar het kan een sterke prikkel voor gedragsverandering zijn. Als het bestuur aanstuurt op circulair inkopen of werken, verschuift de motivatie van medewerkers om te veranderen: van ‘bijdragen aan een betere wereld’ naar ‘mijn werk goed doen’ (ofwel, behoud van inkomen).

5.2 Schep vertrouwen

In veel inkoopprocessen weet je als opdrachtgever precies wat je nodig hebt. Althans, dat dénk je te weten. Het gevolg is vaak dat je een dichtgetimmerd technisch bestek maakt, waarbij inschrijvers zich alleen kunnen onderscheiden op prijs en dienstverlening. Op die manier laat je weinig ruimte open voor de creativiteit van marktpartijen.

Wanneer je een functionele, open vraag stelt, geef je marktpartijen het vertrouwen dat zij jouw behoefte op de beste manier kunnen invullen. Hierdoor ontstaan vaak oplossingen die beter passen bij zowel jouw behoefte als je circulaire ambities.

Functioneel uitvragen kan echter alleen als jij als opdrachtgever erop vertrouwt dat je een goede oplossing voor je vraag krijgt. Het kan helpen om andere publieke opdrachtgevers eens naar hun recente ervaringen te vragen. Of om eerst zelf de markt te verkennen en zo in kaart te brengen wat de verschillende marktpartijen allemaal kunnen.

5.3 Benadruk het gezamenlijke belang

Besteed zowel intern als extern aandacht aan het gezamenlijke belang van jouw circulaire inkooptraject. Je kunt je voorstellen dat de inkopende partij graag circulair inkoopt, maar ook stuurt op budget. De opdrachtnemer daarentegen heeft ook belang bij het vasthouden van circulaire ambities, maar houdt ook rekening met andere belangen zoals een zo laag mogelijke inkoopprijs van zijn toeleveranciers en efficiënte productieprocessen.

De kunst is om hier een gezamenlijk belang in te vinden. Het begint allemaal met duidelijk maken wat ieders bijdrage kan zijn. En welke houding en welk gedrag daarvoor nodig is.

5.4 Zet in op communicatie

Communicatie is een belangrijk middel om je circulaire ambities over te brengen en mensen er enthousiast over te maken. Concrete voorbeelden doen het altijd goed. Denk aan bitterballen van oesterzwammen die zijn gekweekt op het koffiedik van de koffieautomaten op kantoor. Of aan lockers die zijn gemaakt van het bureaublad van oude bureaus. Vermeld waar mogelijk erbij wat de impact is die je ermee hebt bereikt. Bijvoorbeeld hoeveel CO2-uitstoot je ermee hebt voorkomen.

Door circulaire ontwikkelingen zichtbaar te maken, kun je anderen inspireren om erin te geloven en óók met het onderwerp aan de slag te gaan. Zo helpt communicatie bij het beïnvloeden van houding en gedrag. Vergeet niet om ook je leveranciers hierin mee te nemen.

Voorbeelden van hoe je over je circulaire successen kunt communiceren:
Infographic van het circulaire restaurant The Green House in Utrecht 
Verhaal van duurzame ondernemershub Blue City in Rotterdam

5.5 Leer van circulaire voorbeeldcases

Als je gemotiveerde mensen om je heen hebt verzameld, is het zaak om gewoon te starten. Circulaire voorbeeldcases kunnen je het laatste zetje geven om die stap te zetten. Er is al veel kennis en ervaring over circulair inkopen uitgewerkt in cases, zowel internationaal als hier in Nederland. Daarin staat vaak precies:

• wat de bedoeling was
• hoe de markt is benaderd
• hoe is uitgevraagd
• wat het resultaat was

Zoek cases die passen bij jouw soort vraag of organisatie, leer ervan en bepaal je eigen stappen om circulair in te kopen. Let wel: geen enkel voorbeeld past perfect op jouw situatie. Daarom kun je niet volstaan met copy-paste. Jouw stappen (klein, realistisch, haalbaar en met de juiste interne en externe partners) bepaal je door opgedane kennis en ervaring van anderen te combineren met jouw mogelijkheden en ambities, en met die van je organisatie en de rest van de keten.

Actiepunten

• Sluit aan bij wat mensen motiveert.
• Neem vertrouwen in elkaar als uitgangspunt, zowel intern als extern.
• Zet communicatie in om circulaire resultaten zichtbaar te maken.
• Leer van circulaire voorbeeldcases.