Monitor de effecten op basis van je gestelde definitie van de circulaire economie en ambities op dit vlak. Belangrijke redenen om dat te doen zijn:

• Je kunt leren van deze inkoopprojecten en zo bijsturen bij volgende projecten.
• Je kunt de interne organisatie laten zien dat circulair inkopen zinvol is en impact heeft. Dit motiveert mensen om circulaire principes vaker mee te nemen.
• Het kan tot nieuwe inzichten leiden, bijvoorbeeld welke productgroepen een grote impact hebben.
• Het kan ook inzichten op organisatieniveau geven: In hoeveel inkooptrajecten hebben jullie circulaire principes toegepast? En op welk niveau van hergebruik (reparatie, herbestemming, recycling)? Hoeveel producten of grondstoffen zijn er bespaard, en wat is de milieu-impact daarvan geweest?

6.1 Proces- en effectmonitoring

Voor het meten van prestaties kun je zowel het proces als het effect monitoren.

• Proces monitoren: Je kunt het proces monitoren op twee vlakken. Ten eerste op inspanningen, bijvoorbeeld of je je circulaire ambitie hebt getoetst met een marktconsultatie. Ten tweede kun je monitoren op prestaties: Zijn de circulaire ambities bijvoorbeeld meegenomen in een uitvraag? En zijn er gunningscriteria opgesteld voor circulariteit?
• Effect monitoren: Bij het monitoren van effecten gaat het om het resultaat. Denk aan de hoeveelheid materialen die zijn verbruikt, of de hoeveelheid CO2 die is uitgestoten. Een milieuvoetafdruk kan inzicht bieden in de milieu-impact van een ingekocht product. Zo’n voetafdruk kun je (laten) maken met een levenscyclusanalyse of LCA. Vraag ook een materialenpaspoort op, waarin de samenstelling van een product vermeld staat.

Procesmonitoring vindt plaats tijdens de voorbereiding en na afronding van de aanbestedingsfase. Effectmonitoring kan pas plaatsvinden na het daadwerkelijk leveren van het product of de dienst, of na retourname en verwerking.

In lijn met nationale doelstellingen is het slim om waar mogelijk aan effectmonitoring te doen. Organisatorische tips vind je in de handreiking Monitoring en contractuele borging van MVI van het ministerie van Infrastructuur & Waterstaat (IenW).

6.2 Effectmonitoring op productniveau

Effectmonitoring kan alleen plaatsvinden op het moment dat er impact op de fysieke omgeving is. In de ene productgroep is dit vooral bij de inkoop van een product. Bijvoorbeeld als je een vergadertafel inkoopt die van lokaal afvalhout is gemaakt. In andere productgroepen is het vooral tijdens de looptijd van een overeenkomst. Denk aan een cateringcontract waarin met een ontwikkelpad wordt toegewerkt naar een lagere milieu-impact. Bij de tweede soort productgroepen kan effectmonitoring helpen om de voetafdruk steeds lager te maken gedurende de looptijd van de overeenkomst.

Effectmonitoring vraagt een langere tijdshorizon dan alleen het inkoopproces. Het gerealiseerde effect op lange termijn kan nog steeds het gevolg kan zijn van het inkoopproces in het begin. Maak goede afspraken met je leverancier over welke gegevens jij wilt hebben om de effecten goed inzichtelijk te krijgen.

6.2.1 Meer adviezen bij effectmonitoring

• Gebruik de 80/20-vuistregel: Probeer het grootste gedeelte te monitoren (80%) met een beperkte inspanning (20%). Alle impacts in de gehele keten en het totale proces monitoren is lastig, tijdrovend en vaak maar beperkt effectief. Met een beperkte en helder afgebakende monitoring is vaak al veel winst te behalen.
• Rapporteer de algemene voortgang op organisatieniveau: Als je dit regelmatig doet, creëer je draagvlak voor volgende inkooptrajecten.

6.3 Gebruik MVI-ZET

Werk je bij een publieke organisatie? Dan kun je de voortgang meten met de MVI Zelfevaluatie tool. In de MVI-ZET kun je per inkooptraject aangeven op welke thema’s je ambities hebt gesteld. Uiteraard de circulaire ambities, maar bijvoorbeeld ook sociale of biobased ambities. MVI-ZET is gekoppeld aan TenderNed, zodat alle aanbestedingen zichtbaar zijn. Daaruit kun je een rapportage maken op het niveau van je organisatie.

MVI-ZET is een vorm van procesmonitoring: het maakt duidelijk welke ambities er zijn gesteld in elk inkooptraject. Een eerste aanzet is gedaan om de tool ook te gebruiken voor effectmonitoring. Op het moment zijn er voor twee productgroepen effectmetingen doorgerekend, namelijk voor inkoop van energie (gas en elektriciteit) en voor de inkoop van mobiliteit/transport (eigen wagenpark en vervoersdiensten).

Naar de MVI Zelf Evaluatie Tool (MVI-ZET)

Actiepunten

• Bepaal per inkooptraject op welke manier je effectmonitoring kan gaan vormgeven.
• Maak met leveranciers afspraken over welke gegevens je daarvoor nodig hebt.
• Gebruik als publieke organisatie de MVI-zelfevaluatie tool om je voortgang op organisatieniveau te meten.