4. Neem interne stakeholders mee

Een circulair inkooptraject gaat anders dan een normaal inkooptraject. Er worden andere eisen gesteld, andere stappen doorlopen en andere besluiten genomen. Dit heeft gevolgen voor je interne organisatie. Die kun je maar beter goed regelen, zodat niemand voor verrassingen komt te staan.

Bovendien is circulair inkopen geen opgave voor de afdeling Inkoop alleen, maar voor de organisatie als geheel. Het vraagt betrokkenheid van meerdere onderdelen van de organisatie. Daarom is het belangrijk om bij ieder inkooptraject de behoeften en belangen van de verschillende stakeholders samen te brengen. Alleen dan zullen de stakeholders zich ervoor inzetten en het ingekochte product circulair gaan gebruiken.

4.1 Benadruk het belang

Belangrijk om te benadrukken is dat circulair inkopen niet meer hoeft te kosten dan ‘normaal’ inkopen, mits je rekent met de total cost of ownership (TCO). Een circulaire strategie op lange termijn moet een win-winsituatie opleveren voor opdrachtgever en leverancier. Door de waarde van producten, onderdelen en materialen te behouden, ontstaat er winst die je kunt verdelen. Per circulaire strategie zijn er verschillende aspecten die voor meer- en minder kosten zorgen.

Kortom: onderschat het belang van interne stakeholders niet. In de praktijk blijkt een gebrek aan intern draagvlak een van de grootste barrières om een circulair inkooptraject te laten slagen.

4.2 Bepaal je stakeholders

Breng eerst in kaart welke personen in jouw organisatie te maken hebben met jouw circulaire inkooptraject. Bekijk vervolgens voor alle betrokkenen wat hun belangen zijn.

Er zullen ook belangen zijn die conflicteren. Dat is niet erg. Probeer de conflicterende belangen bij elkaar te brengen door heldere afspraken te maken. Op die manier hoeven circulaire ambities niet te sneuvelen als gevolg van andere belangen. Het hele proces van stakeholders bepalen en hun belangen bij elkaar brengen noemen we een interne stakeholderanalyse.

Het kan nodig zijn om de uitgangspunten van verschillende afdelingen bij te stellen. Drie voorbeelden:

  • interne opdrachtgevers en klanten: van een sturing op tijd en geld, naar een sturing op ambities (waarbij tijd en budget randvoorwaardes zijn)
  • de financiële afdeling: van een sturing op investeringskosten, naar een sturing op totale kosten over de gehele levensduur en andere waarden zoals gezondheid van medewerkers.
  • de juridische afdeling: ruimte vrijhouden in contracten voor doorontwikkeling op de gestelde circulaire ambities
Een voorbeeld

Stel: een duurzaamheidsmanager wil een hoge impact realiseren en de financieel controller wil inkopen tegen zo laag mogelijke kosten. Wat doe je dan? Kies bijvoorbeeld een plafondbedrag of een vast bedrag inclusief onderhoud. Binnen dat bedrag daag je marktpartijen maximaal uit op de circulaire ambities van de uitvraag. Op die manier is de controller gerustgesteld, want die weet vooraf wat de uitgaven zullen zijn. De duurzaamheidsmanager krijgt de hoogst haalbare circulaire prestatie binnen dat kader.

4.3 Werk samen met je stakeholders

Bepaal duidelijk op welke manier je met de verschillende interne stakeholders wilt samenwerken. Dit kun je bijvoorbeeld doen door te kijken naar deze twee factoren:

  • het belang dat een stakeholder heeft bij een goed resultaat
  • en de invloed die deze stakeholder heeft op het betreffende project of productgroep

Op basis daarvan ontstaat een matrix zoals hieronder.

Bron: Mendelow et al. (1991)

Uit de matrix kun je vier manieren van samenwerken halen:

  • Tevreden houden van betrokkenen met veel invloed, maar een laag belang. Bijvoorbeeld bestuurders. Dit kan bijvoorbeeld met enkele voortgangsrapportages.
  • Samenwerken met betrokkenen met veel invloed en een hoog belang. Bijvoorbeeld projectleiders.
  • Informeren van betrokkenen met een hoog belang, maar weinig invloed. Bijvoorbeeld eindgebruikers. Dit kan bijvoorbeeld met een nieuwsbrief. Maar ook door hen te betrekken bij de beoordeling, zoals met een proefplaatsing bij meubilair of draagproef bij kleding.
  • Monitoren van betrokkenen met een laag belang en weinig invloed. Bijvoorbeeld communicatiemedewerkers. Dit kan door hen te betrekken op specifieke momenten in het proces, waarbij zij goedkeuring geven op het deelaspect dat hun verantwoordelijkheid raakt.

4.4 Betrek je stakeholders

Circulair inkopen vraagt een andere aanpak dan een traditioneel inkoopproces. Het is belangrijk om de verschillende interne stakeholders zo vroeg mogelijk in het proces te betrekken. Denk bijvoorbeeld aan:

  • de eindgebruiker: om de échte behoefte te bepalen
  • de jurist: om de juiste prikkels in het contract vast te leggen
  • de financiële afdeling: om te gaan rekenen met de totale kosten over de hele levensduur

Om een circulair inkooptraject succesvol te kunnen doorlopen met je interne stakeholders, is een goede voorbereiding cruciaal. Hieronder vind je een aantal adviezen:

  • Betrek de juiste personen bij behoefte bepalen: Als je de precieze behoefte van jouw organisatie gaat bepalen, betrek dan ook een strategisch inkoper of duurzaamheidsmanager daarbij. Dan weet je zeker dat de circulaire ambities goed in de uitvraag komen, zonder onnodig beperkende eisen.
  • Betrek inkoop vroeg in het proces: Circulair inkopen is op dit moment vaak de verantwoordelijkheid van de inkoopafdeling. Dat is positief op het moment dat een inkoopafdeling al vroeg in het proces is aangehaakt. Wanneer inkoop pas laat wordt betrokken, zijn de belangrijke keuzes al gemaakt. De eisen en tijdsplanning zijn bijvoorbeeld op de reguliere manier bepaald. Het is dan lastig om hier nog een volwaardig circulair inkooptraject van te maken.
  • Zorg voor een betrokken projectleider: Het helpt enorm als je een toegewijde projectleider hebt die de circulaire ambities ondersteunt en bereid is een ander proces dan normaal te doorlopen. Je kunt de verantwoordelijkheid voor het meenemen van de interne organisatie dan ook bij deze persoon neerleggen. De inkoper kan zich dan richten op het inkoopproces.
  • Houd rekening met een langere voorbereiding: De voorbereiding van een circulair inkooptraject kost meer tijd dan een normaal traject: ongeveer twee keer zo veel. Dat zorgt mogelijk voor meer proceskosten voor jou als opdrachtgever.

4.5 Creëer bestuurlijk draagvlak

Bestuurlijk draagvlak is belangrijk voor een succesvol circulair inkooptraject. Ga daarom op zoek naar een ambassadeur op voldoende hoog niveau in de organisatie, die zich persoonlijk inzet voor het succes van het project. Zo’n ambassadeur blijkt in de praktijk vaak een belangrijke rol te hebben. Bijvoorbeeld bij:

  • betrokken afdelingen overtuigen: bijvoorbeeld als er andere stappen of besluiten nodig zijn dan bij normale inkooptrajecten. Denk aan een dialoog met de markt of het sterker meewegen van kwaliteit.
  • besluiten nemen bij tegenstrijdige belangen: bijvoorbeeld als de financiële afdeling het niet eens wordt met de inkoopafdeling.

Daarnaast is bestuurlijk draagvlak van belang omdat er ruimte moet zijn om te experimenteren met een nieuwe circulaire aanpak. Zonder ruimte om fouten te maken is het niet mogelijk om een nieuw proces écht uit te proberen. De resultaten zullen dan ook tegenvallen. Om er voor te zorgen dat medewerkers zich gesteund voelen om te experimenteren is het belangrijk dat het bestuur achter je staat. Op die manier is het ook makkelijker om de rest van de organisatie mee te nemen in jouw circulaire ambities.

Praktijktips

Direct aan de slag met intern draagvlak? In onderstaande roadmap vind je in hoofdstuk zes handige checklists, actieplannen en communicatietips:

Actiepunten

  • Bepaal wie je interne stakeholders zijn en probeer hun belangen samen te brengen.
  • Zorg ook voor een ambassadeur op bestuurlijk niveau.
  • Bepaal hoe je met de verschillende interne stakeholders wilt samenwerken: wie zit er in je projectteam, en wie hoef je alleen maar te informeren?
  • Zorg voor een betrokken projectleider die de verschillende interne stakeholders zo vroeg mogelijk bij het project betrekt.