Kantoormeubilair

Bij kantoormeubilair zijn de volgende circulaire principes belangrijk:

• Circulair ontwerp: losmaakbaarheid, gemak van herstel en standaardisatie
• Levensduurverlenging van meubilair of componenten door onderhoud, reparatie of refurbishing
• Circulair hergebruik van onderdelen en materialen

Bepaal voor je eigen organisatie welke aspecten relevant zijn op basis van je ambitie (waar richt je je op?) en je huidige situatie (welk meubilair heb je staan en wat is de staat ervan?). Valideer dit eventueel in een marktconsultatie.

Daarnaast kun je circulaire verdienmodellen toepassen: denk aan koop-terugkoop, huur of het afnemen van meubilair als dienst. Dit hangt mede af van je behoefte (structureel of tijdelijk) en van je type organisatie (privaat of publiek).

De branche van kantoorinrichting is op het gebied van circulariteit relatief volwassen. Ga daarom vroegtijdig met de markt in gesprek over de manier waarop je jouw circulaire ambities het beste kunt vertalen in een aanbesteding.

Ook binnen de aanbesteding is een dialoog met marktpartijen waardevol. Met zo’n dialoog kunnen inschrijvers jouw daadwerkelijke behoeften als opdrachtgever beter begrijpen.

Organiseer daarnaast een schouw, zodat partijen kunnen bepalen welk meubilair jullie kunnen hergebruiken of refurbishen, en welk meubilair jullie moeten vervangen. Overweeg ook om een aantal te refurbishen meubelen ter beschikking te stellen aan de potentiële inschrijvers, zodat zij de mogelijkheden voor refurbishment kunnen onderzoeken.

Dat de sector verder ontwikkeld is, betekent niet dat er een eenduidig beeld is van wat ‘circulair kantoormeubilair’ is. Welke circulaire principes het beste kunnen worden toegepast, hangt af van de startsituatie. Vier voorbeelden:

• Een organisatie heeft onlangs nieuw meubilair gekocht, maar moet het onderhoud inkopen. Leg hier de nadruk op levensduurverlenging van het bestaande meubilair en bouw (financiële) prikkels in om waardeverlies van dit meubilair te voorkomen.
• Een organisatie heeft een tijdelijke behoefte aan meubilair, vanwege verschuivingen in de huisvesting. Leg hier de nadruk op tijdelijkheid en retourname aan het einde van de gebruiksperiode.
• Een organisatie heeft behoefte aan kwalitatief goed meubilair, en heeft een (beperkte) bestaande voorraad met geschikte meubelen. Leg in de zoektocht naar een partner de nadruk op het zo lang mogelijk inzetbaar en toepasbaar houden van meubilair uit de bestaande voorraad: hetzij als meubel, hetzij als onderdeel. Alleen als dit uit de bestaande voorraad niet meer mogelijk is, is de levering van nieuw een mogelijkheid.
• Een organisatie heeft behoefte aan nieuw meubilair, en heeft geen of een sterk verouderde bestaande voorraad die niet meer voldoet aan de functionele eisen (zoals Arbo-eisen). De huidige voorraad is ook lastig aanpasbaar. Leg hier de nadruk op meubilair dat zo lang mogelijk inzetbaar en toepasbaar is. Kijk waar mogelijk ook naar hoogwaardige afzetkanalen voor het bestaande meubilair.

Kantoormeubilair heeft vaak een economische levensduur van zo’n zeven tot vijftien jaar. Daarom is het mogelijk om afspraken te maken over het waardebehoud van zowel de bestaande voorraad als het nieuwe geleverd meubilair.

Kies bij een uitvraag naar kantoormeubilair daarom niet alleen voor levering van meubilair, maar ook voor meerjarig (preventief en correctief) onderhoud. Op die manier heeft een leverancier een prikkel om meubilair te leveren dat kwalitatief goed blijft functioneren.

Tegelijkertijd verlaag je zo de onderhoudskosten. De partij die het meubilair heeft geleverd, weet namelijk bij het onderhoud wat er staat. Vraag daarom niet alleen om de aanschafkosten, maar om de totale kosten voor het gebruik (TCO) voor een bepaalde periode.

Let op: het realiseren van circulaire ambities in de gebruiksfase vraagt om aandacht voor deze ambities – en de bijbehorende KPI’s – in het contractmanagement.

Vanwege de overzichtelijke economische levensduur is meubilair goed geschikt voor het maken van afspraken over de retourwaarde. Let daarbij op wetgeving rondom de maximale restwaarde – op dit moment is dat voor kantoormeubilair 10 procent.

Kijk daarvoor naar mogelijkheden om de producentenverantwoordelijkheid te verlengen door bijvoorbeeld onderhoud in het contract mee te nemen én afspraken te maken over het einde van de gebruiksduur. Op die manier krijgt de leverancier een prikkel om het waardebehoud van de door hem geleverde producten te maximaliseren.

Kantoormeubilair in het kort

• Kantoormeubilair is vaak een geschikte productgroep om mee te starten met circulaire inkoop: het is zichtbaar, het heeft geen invloed op het primaire proces en de markt is relatief volwassen.
• Start met het creëren van inzicht in je bestaande meubilair: zowel de aantallen als de staat. Heb je dit overzicht niet? Dan helpt het uitvragen van een meubelmanagementsysteem als onderdeel van je aanbesteding.
• Bepaal je ambitie op basis van de startsituatie in je eigen organisatie. Dit is voor marktpartijen belangrijk bij het indienen van hun inschrijving.
• Maak in een overeenkomst afspraken over meerjarig onderhoud en eventueel de retourname. Zo borg je het waardebehoud van meubilair.

• Handreiking: De route naar circulair kantoormeubilair, PIANOo
• Geleerde lessen inkooptraject circulaire kantoorinrichting, Rijkswaterstaat