Niet, Anders, Minder Inkopen (NAMI): De duurzaamste aankoop is de inkoop die je niet doet

De milieudruk door Nederland is de afgelopen dertig jaar met 58 procent gestegen door groeiende consumptie. Voor inkopers betekent dit: de grootste impact maak je niet aan het einde van de levenscyclus van een product, maar aan het begin van het inkoopproces. Bij de vraag of een aankoop eigenlijk wel nodig is.

Een circulaire economie vraagt om meer dan betere producten. Het vraagt om ander gedrag: niet kopen, minder kopen, of anders kopen. Hoe zet je die stap als inkoper in de facilitaire sector? We vroegen het aan Maaike Snijder, onderzoeker bij het Lectoraat Publieke Inkoop van De Haagse Hogeschool. Haar inzichten zijn gebundeld in een whitepaper, die je onderaan dit artikel vindt.

Wat was de aanleiding voor het schrijven van de Whitepaper?

‘Ik doe onderzoek binnen NAMI, wat staat voor Niet Anders Minder Inkopen. Samen met De Haagse Hogeschool, Hogeschool Rotterdam en de Erasmus Universiteit zetten we ons in om de kloof te dichten tussen circulair inkoopbeleid en wat er in de praktijk daadwerkelijk gebeurt. We werken daarin samen met onze partners het ministerie van Binnenlandse Zaken, Buitenlandse Zaken, Defensie, Rijkswaterstaat en PIANOo en Nevi.

Mijn deel van het onderzoek richt zich op de facilitaire sector. Ik werkte daarvoor samen met de werkgroep ‘Minder is Meer’, één van de werkgroepen binnen de FM Circulair community van Rijkswaterstaat. Dit is een gemeenschap van zo’n 60 organisaties die vanuit facility management willen bijdragen aan een duurzamere wereld. Wat opviel was dat de R-ladder een bekend begrip is in de wereld van circulair inkopen, maar dat hij in de kern bedoelt is voor producenten. De inkopers in mijn werkgroep herkenden zich er niet goed in. Ze wilden weten wat met name de hoogste drie strategieën concreet voor hén betekenen. Dat kwam overeen met het doel van ons onderzoek en was de aanleiding om drie workshops te organiseren: over wat refuse, rethink en reduce betekenen voor inkopers, welke obstakels je tegenkomt, en wat je nodig hebt om er echt mee aan de slag te gaan. De whitepaper is daaruit voortgekomen.’

Wat betekent niet, anders en minder inkopen in de praktijk?

‘Refuse, rethink en reduce zijn de hoogste strategieën op de R-ladder en hebben daarmee de grootste impact op grondstofgebruik. Toch worden ze in de praktijk het minst toegepast. We hebben ze daarom vertaald naar de inkooppraktijk, om een handelingsperspectief te bieden voor inkoopprofessionals.

• Refuse begint bij de behoeftestelling: is deze aanschaf écht nodig, of kan de behoefte anders worden ingevuld, eventueel met iets wat al in de organisatie aanwezig is?
• Rethink gaat over het uitvraagproces: is het echt in deze vorm nodig of kan het ook anders? Stel functionele specificaties op en maak ruimte voor andere soorten materialen en alternatieve businessmodellen.
• Reduce draait om de afname van producten en de vraag of het echt in deze hoeveelheid nodig is. Dit vereist inzicht in het gebruik: koop minder in, of kies producten die minder grondstoffen vragen.

We hebben in de werkgroep mooie voorbeelden langs zien komen: een schoonmaakorganisatie ontdekte bijvoorbeeld dat handschoenen in 95 procent van de gevallen helemaal niet nodig waren. Door werkprocessen aan te passen daalde het gebruik met 50 procent. Een assortiment van 55 kantoorartikelen werd teruggebracht naar 21, zonder klachten van medewerkers. En bloemenbudgetten werden omgezet naar duurzame planten. Kleine aanpassingen met een grote impact.’

Refuse, rethink en reduce zijn de hoogste strategieën op de R-ladder en hebben daarmee de grootste impact op grondstofgebruik.

Maaike Snijder

Welke uitdagingen komen inkopers daarbij tegen?

‘Als je hiermee aan de slag wilt, loop je al snel tegen obstakels aan op verschillende niveaus:

• Op systeemniveau is er bijvoorbeeld het kasverplichtingenstelsel: om te zorgen dat je budget niet wordt gekort, wordt er aan het eind van het jaar snel nog wat opgemaakt. Een vervelende prikkel om meer te kopen dan nodig.
• Op organisatieniveau ontbreekt het vaak aan data over wat er al in huis is, en aan tijd en ruimte om te experimenteren.
• En op individueel niveau speelt emotionele weerstand een grote rol. Verandering voelt als iets wegnemen, ook als dat helemaal niet zo is.

Een voorbeeld dat me bijbleef: een organisatie had haar aandeel vegetarisch catering-aanbod al naar 70 procent gebracht, zonder dat iemand er iets van zei. Pas toen ze dit breed communiceerden kwamen de klachten. Zodra het expliciet werd, voelden mensen dat hen iets werd afgenomen, terwijl ze het al maandenlang aten. Dat zegt veel over hoe perceptie het verschil maakt.’

Heb je tips voor inkopers die hiermee willen beginnen?

‘Probeer het gewoon, dat is mijn belangrijkste tip. Maar er zijn een paar dingen die het makkelijker maken. Zorg dat er beleid is. Als jouw organisatie niet, anders en minder inkopen als doel heeft vastgelegd, kun je daarnaar verwijzen. Je staat dan niet alleen. En als dat beleid er nog niet is? Zorg dat het er komt.

Zorg ook voor basisdata. Als je de nul-situatie in kaart hebt, kun je aantonen wat je bereikt hebt en management overtuigen. Al is niet inkopen daarin een uitdaging apart: hoe bewijs je dat je iets níet hebt ingekocht?

Creëer experimenteerruimte. Eén van de deelnemers introduceerde de 100-dagen-niet-klagen-methode: je spreekt af het 100 dagen te proberen, noteert wat je tegenkomt, maar evalueert pas daarna op basis van feiten. Dat helpt enorm om oude gewoontes los te laten.

En zoek je medestanders. Vorm een coalitie en analyseer samen waar je obstakels zitten, technologisch, juridisch, economisch of sociaal-cultureel, en op welk niveau. Kies dan één obstakel en richt je op wat binnen jouw invloedssfeer ligt.

Want als individuele organisatie reik je maar tot het plafond van je eigen organisatie. Kom je daarbuiten, dan stuit je op systemen die moeten veranderen. En dat doe je samen. Precies daarom zijn initiatieven zoals de FM Circulair community waardevol: door kennis en ervaringen te delen, werk je toe naar het punt waarop circulair FM niet de uitzondering is maar de standaard.’

De whitepaper

De whitepaper ‘Niet, anders en minder inkopen: hoe doe je dat in de facilitaire sector?’ is een gezamenlijk product van de werkgroep ‘Minder is Meer’ en het NAMI-onderzoeksteam.