Circulair inkopen bij Defensie: 30.000 refurbished thin clients voor thuiswerken

Defensie is een van de grootste inkopende organisaties van de Nederlandse overheid. Jaarlijks gaat er ruim 22 miljard euro om in 3.580 inkooptrajecten. Dat geeft schaalvermogen. Een voorbeeld daarvan is de thin client: een simpel apparaat zonder eigen rekenkracht dat via wifi of een thuisinternetverbinding verbinding maakt met de werkomgeving op afstand. Wat begon als snelle, goedkope oplossing voor de plotselinge thuiswerkvraag tijdens corona, groeide uit tot een van de grootste refurbished initiatieven binnen de Nederlandse overheid: meer dan 30.000 apparaten en een besparing van zo’n 25 miljoen euro.

Deze keer gaan we in gesprek met Anton Meeuwsen. Hij is assortimentsmanager bij COMMIT, het Defensieonderdeel dat zich richt op de inkoop van materieel en IT.

Wat was de aanleiding om met circulair inkopen aan de slag te gaan?

‘Het begon eigenlijk tijdens de coronaperiode. De plotselinge thuiswerkvraag overtrof de bestaande laptopvoorraad op dat moment. De laptops die normaal gesproken voor thuiswerken werden ingezet, waren hoogwaardige en kostbare apparaten. Bovendien waren ze niet snel genoeg op grote schaal leverbaar.

In het begin was duurzaamheid geen bewust uitgangspunt. Het vertrekpunt was simpelweg een goedkope oplossing om thuis te kunnen werken die wél snel leverbaar was. Dat leidde tot een zoektocht, waarbij we uiteindelijk uitkwamen op een thin client: een eenvoudig apparaat dat via de eigen wifi of internet een verbinding maakt met de werkomgeving. Hiermee konden onze collega’s thuiswerken, zonder dat het apparaat zelf krachtig hoeft te zijn.

Gedurende het proces werd duidelijk dat dit ook een duurzame aanpak was. Defensie heeft 70.000 tot 80.000 thuiswerkplekken, waarvan tot 80% is uitgerust met thin clients. Deze worden ingezet en uiteindelijk gerefurbisht weer gebruikt. De nieuwere generatie thin clients zorgt bovendien voor minder storingen. Circulariteit werd zo vanzelfsprekend meegenomen, zonder dat het expliciet als doel was geformuleerd.

Het resultaat is een van de grootste refurbished initiatieven binnen de Nederlandse overheid: meer dan 30.000 apparaten. Dat leverde niet alleen een flinke duurzaamheidswinst op, maar ook een flinke kostenbesparing van ruim 850 euro per apparaat, totaal zo’n 25 miljoen euro. Het project werd mede mogelijk gemaakt door de Europese Unie via NextGenerationEU.’

Hoe pak je zoiets op grote schaal aan?

‘De aanpak begon klein. Eerst werden 100 apparaten uitgezet binnen assortiment management en inkoop, zodat collega’s konden testen en terugkoppelen. Parallel werd een intranetpagina opgezet met veelgestelde vragen en uitleg over refurbished thin clients. Daarna werd het bestel- en leverproces ingericht voor de rest van de organisatie. Medewerkers kunnen de apparaten nu rechtstreeks bestellen en ontvangen ze binnen een week.

 Dat de aanpak ook circulair is, werd gaandeweg duidelijk. De volgende, voor de hand liggende stap dient zich al aan: oude thin clients die bij de organisatie op de plank staan, terugbrengen naar het depot, refurbishen en opnieuw inzetten voor thuiswerken. Dat maakt de organisatie minder afhankelijk van de markt en bespaart aan twee kanten: geen afvoerkosten voor oude apparaten, geen aankoopkosten voor nieuwe.’

Wat waren jullie grootste uitdagingen?

‘Onze leverancier van thin clients kocht bij diverse tussenleveranciers, waardoor de kwaliteit van de hardware niet altijd hetzelfde was. Soms werkte een apparaat niet goed, startte anders op, of verscheen er een andere interface. Dat gaf veel vragen bij collega’s en daarmee extra handelingen voor ons om deze op te lossen.

Logistiek bleek het ook complexer dan verwacht. Een leverancier die prima levert in de Benelux, redt het niet per se in de Caraïben, Amerika of Japan. Uiteindelijk is de Militaire Post Organisatie ingeschakeld voor de internationale verzending.’

Welk advies heb je voor inkopers?

‘Start, maar houd het klein. Anders wordt het voor niemand te betalen of te verkrijgen. Kijk goed naar het doel waarvoor het apparaat wordt gebruikt en wat daar minimaal voor nodig is. De standaardreactie van mensen is: meer geheugen, meer snelheid. Terwijl dat lang niet altijd nodig is.

Zorg daarnaast voor een goed team om je heen. Dit soort projecten doe je niet alleen. En onderschat de communicatiekant niet: zorg voor voldoende informatie-uitwisseling, zowel intern als naar de medewerkers die de apparaten ontvangen.’

‘Kijk goed naar het doel waarvoor het apparaat wordt gebruikt en wat daar minimaal voor nodig is.’

Anton Meeuwsen

Als je verder vooruitkijkt, hoe zie je de toekomst?

‘De ambitie is om de afhankelijkheid van één specifiek model te verkleinen: meer modellen en technieken kunnen kiezen, en misschien zelfs een telefoon in een cradle die via wifi direct toegang geeft tot het netwerk. Tegelijk neemt de druk toe. Nieuwe apparaten worden duurder door de huidige geopolitieke situatie, en dat maakt de businesscase voor refurbished alleen maar sterker, zolang de prijs niet ook meestijgt.

‘Ik zou anderen willen aanmoedigen om hetzelfde te doen. Ik zie zoveel mensen met laptops lopen die veel te goed zijn voor het werk waarvoor ze worden gebruikt. Er worden structureel apparaten aangeschaft die veel krachtiger zijn dan het werk vraagt. De duurzaamste aankoop is er een die je niet doet, of een waarbij het apparaat al een leven achter de rug heeft.’

Niet, anders of minder inkopen als circulaire keuze

Zoals Anton vertelt, is de duurzaamste aankoop de aankoop die je niet doet. Dat is het uitgangspunt van het onderzoeksproject Niet, Anders, Minder Inkopen (NAMI), waarin onder meer het Ministerie van Defensie als praktijkpartner verkent hoe inkoopprofessionals deze circulaire strategieën kunnen toepassen.