Van pilot naar praktijk: hoe Circular Minds organisaties helpt circulair inkopen te verankeren

Circulair inkopen werkt. Pilots laten het keer op keer zien en ook de markt is bereid om mee te bewegen. De echte uitdaging ligt inmiddels ergens anders: hoe zorg je dat circulaire oplossingen niet bij losse projecten blijven, maar onderdeel worden van de manier waarop organisaties werken?

Binnen het Europese project Circular Minds houdt Mónica Sánchez Groeneweg, senior adviseur circulair inkopen bij Rijkswaterstaat, zich precies met die vraag bezig. Wij spraken haar over wat daarvoor nodig is en hoe je als inkoper hier een rol in kunt spelen.

Wat doet Circular Minds?

‘De afgelopen jaren hebben we in verschillende Europese projecten pilots opgezet. Daar hebben we ontzettend veel van geleerd. Tegelijk zagen we dat een succesvolle pilot nog niet automatisch betekent dat een organisatie daarna ook structureel anders gaat werken. Daarom richten we ons met Circular Minds op een volgende stap: gedragsverandering in organisaties. We onderzoeken hoe organisaties hun interne processen en manier van denken kunnen aanpassen zodat circulair inkopen de norm wordt.

Een circulaire oplossing vraagt namelijk ook iets van de organisatie zelf. Het betekent vaak dat je anders moet samenwerken, anders moet financieren of eerder in het proces andere vragen moet stellen. Binnen het Interreg Europe-project werken tien partners uit heel Europa samen. Sommige regio’s zijn al ver met circulair inkopen, andere staan nog aan het begin. Juist die mix is waardevol, omdat je veel van elkaar leert.

Het project bestaat uit drie onderdelen. Eerst kijken we waar organisaties staan: hoe ver zijn zij met een circulaire mindset en gedrag? Daarvoor hebben we een beoordelingskader ontwikkeld. Vervolgens verzamelen we inspirerende praktijkvoorbeelden uit heel Europa. In het laatste onderdeel vertalen we die inzichten naar concrete beleidsverbeteringen. Ook verbinden we tools en handvatten aan een beoordelingskader waarmee organisaties zelf stappen kunnen zetten.’

Waar ligt de grootste uitdaging?

‘De grootste uitdaging ligt vaak niet bij de inkoper zelf, maar bij de organisatie als geheel. Het is makkelijk om te zeggen dat circulariteit de verantwoordelijkheid van de inkoopafdeling is. Maar een inkoper voert uiteindelijk uit wat de organisatie vraagt. Voor keuzes over strategie, budgetten of financieringsmodellen zijn andere afdelingen net zo belangrijk.

Neem bijvoorbeeld een circulaire brug. De investering aan het begin kan hoger zijn dan bij een traditionele brug, maar over de hele levensduur kan de oplossing juist goedkoper uitvallen. Zo’n afweging kun je niet alleen als inkoper maken. Daar heb je bijvoorbeeld financiën, projectmanagement en management bij nodig. Als die vroeg in het proces aan tafel zitten, kun je betere keuzes maken.

Soms kom je erachter dat je misschien helemaal niets hoeft in te kopen maar materialen in je huidige bezit kunt hergebruiken. Niets kopen is  de meest circulaire oplossing.’

De grootste uitdaging ligt vaak niet bij de inkoper zelf, maar bij de organisatie als geheel.

Mónica Sánchez Groeneweg

Kun je een voorbeeld geven uit de praktijk?

‘Een mooi voorbeeld is de Dienst Justitiële Inrichtingen in Veenhuizen. Daar knappen (ex)gedetineerden Rijksmeubilair op en maken het weer klaar voor gebruik. Via een online marktplaats kunnen overheden dat meubilair direct inzetten, zonder nieuw te kopen. Het initiatief creëert ook werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

De trekker achter dit project heeft tien jaar nodig gehad om het bestuur te overtuigen. Met consistente cijfers liet hij zien dat het economisch logisch is én veel ecologische en sociale waarde oplevert. Het laat zien wat er mogelijk is als iemand met slimme tactiek én genoeg doorzettingsvermogen een organisatie weet mee te nemen.

Op de website van Circular Minds zijn nog veel meer van dit soort voorbeelden te vinden. Sommige zijn voorzien van het ‘distinctive label’ van Interreg Europe, dit is een erkenning voor voorbeelden die opvallen in Europa en andere organisaties inspireren.’

Hoe neem je de organisatie mee?

‘Een goede eerste stap is het gesprek aangaan en samen identificeren wie waar een rol in speelt. Wat goed werkt, is een interne trekker, iemand die pilots helpt opzetten én bewaakt dat ze ook in de organisatie worden belegd.  Waterschap Delfland werkt aan precies zo’n aanpak. Zij hebben collega’s die anderen helpen bij het opzetten én opschalen van pilots, niet alleen voor circulariteit maar ook voor thema’s als digitalisering of klimaat. Dat maakt het draagvlak breder.

Soms is er ook winst te halen door het verhaal anders te vertellen. Als je laat zien dat meubilair refurbishen goedkoper is, spreek je ineens andere mensen aan. Het helpt om het zo te brengen dat het ook aansluit bij wat voor hen belangrijk is. ’

En als je vooruitkijkt, hoe zie je de toekomst?

‘Ik denk dat we steeds breder naar dit soort vraagstukken gaan kijken. Inkoop blijft een belangrijk onderdeel, maar ook afdelingen zoals bedrijfsvoering raken steeds meer betrokken. Het wordt daardoor steeds meer een interne samenwerking: hoe zorgen wij er samen voor dat onze duurzaamheidsdoelen worden geïmplementeerd?

Nu ligt de uitdaging binnen de organisatie zelf: collega’s meenemen, ook degenen voor wie duurzaamheid niet vanzelfsprekend de eerste prioriteit is. Dat vraagt iets van ons, maar juist daarin schuilt ook een kans. Verandering komt zelden op een ideaal moment, maar elke aanleiding om anders te gaan werken biedt de mogelijkheid om nieuwe stappen te zetten en duurzaamheid sterker in de organisatie te verankeren.’

Aan de slag met Circular Minds

Op de website van Circular Minds vind je verschillende good practices uit heel Europa die laten zien hoe organisaties circulair inkopen in de praktijk brengen. Daarnaast werkt het project aan tools en inzichten die organisaties helpen om circulair inkopen structureel onderdeel te maken van hun beleid en werkwijze.