Buitenlandse Zaken: niet, anders, minder inkopen bij evenementen

Van een Koningsdag Beach Cleanup in Athene tot een fietsevenement in Ho Chi Minh: het Ministerie van Buitenlandse Zaken organiseert wereldwijd evenementen. Met 150 posten is dat een uitdagende missie, maar ook een kans om duurzaamheid en circulariteit op grote schaal toe te passen.

Hoe maak je evenementen circulair? Hoe zorg je dat ambassades van Shanghai tot Washington hiermee aan de slag gaan? En hoe pas je niet, anders en minder inkopen toe in de praktijk? Wij spraken met Eva Ferket, projectleider duurzaam postennetwerk bij het team Mission Sustainable. Zij helpt ambassades wereldwijd om evenementen zo circulair mogelijk te organiseren.

Wat is Mission Sustainable en wat doen jullie?

‘Mission Sustainable is het duurzaamheidsteam van Buitenlandse Zaken. We startten in 2021 met een strategie die de bestuursraad ondersteunt. Die sluit aan bij de Rijksdoelen: een volledig circulaire economie in 2050.

We werken aan drie doelen. Het eerste is klimaat: we streven naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering en inkoop in 2050. Met als tussendoel  40% CO2-reductie in 2030 (ten opzichte van 2022). Het tweede doel is circulariteit: we helpen posten om circulair te werken bij inkoop, afvalbeheer en evenementen. Het derde doel is ketenverantwoordelijkheid: we zorgen voor eerlijke arbeidsvoorwaarden in de keten, zoals eerlijk loon en minimale standaarden voor beveiligers en andere medewerkers op posten. Ieder half jaar rapporteren we onze voortgang aan de Managementraad. Duurzaamheid zit ook verwerkt in de jaarplannen van Buitenlandse Zaken.’

Welke evenementen organiseren jullie?

‘Het grootste evenement is Koningsdag. Die vieren we op alle ambassades wereldwijd: van Shanghai tot Singapore, van Amerika tot Afrika. Het is de dag waarop we ons land vertegenwoordigen.

Bij de meeste ambassades zie je nog de klassieke aanpak: speeches, een receptie, netwerkborrels. Maar er komen steeds meer nieuwe vormen bij. Denk aan een beach clean-up in Athene of een sponsorloop voor een goed doel. In China werkten posten samen met lokale bedrijven voor zo’n sponsorloop. Je kijkt als land wat je belangrijk vindt en speelt daarop in.’

Hoe maak je een evenement circulair?

‘De rol van Mission Sustainable is vooral adviserend. Als een ambassade aan de slag wil met duurzaamheid en circulariteit, komen ze naar ons toe voor hulp en advies. We gaan dan samen bedenken wat ze lokaal kunnen doen. Denk aan duurzame catering, strategieën om afval te verminderen, en de inzet van lokale producten.

Daarvoor gebruiken we onder andere de R-ladder strategie. We ontwikkelden een communicatietoolkit met acht posters over verschillende thema’s, waaronder de R-ladder.’

Kun je concrete voorbeelden uit de praktijk benoemen?

‘In de praktijk zie je allerlei voorbeelden van de hoogste treden van de R-ladder:

Refuse betekent dat je nieuwe aankopen zoveel mogelijk vermijdt. We adviseren ambassades om alleen aan te schaffen wat echt nodig is. Koop bijvoorbeeld geen relatiegeschenken zoals pennen of goodies. Voor events geldt hetzelfde: gebruik bestaande decoraties opnieuw. Veel posten doen dit inmiddels jaar na jaar. Sommige ambassades werken zelfs samen met scholen om decoraties te maken die meerdere keren gebruikt kunnen worden. Een ambassade vermaakt bijvoorbeeld oude eventbanners tot tassen in plaats van ze weg te gooien.

Ook bij Koningsdag zie je dit terug. Ambassades hoeven niet alles uit Nederland in te laten vliegen. Ze maken bijvoorbeeld zelf vegetarische bitterballen. Zo krijg je het feestgevoel, maar dan lokaal.

Rethink gaat over een andere invulling geven aan evenementen. Een ambassade in China zocht bijvoorbeeld locaties die goed bereikbaar zijn met openbaar vervoer. Of ambassades kiezen in de zomer voor een buitenlocatie. Dat scheelt stroom voor verlichting en airco.

Sommige posten pakken het nóg anders aan. Ze organiseren bij Koningsdag een beach clean-up in plaats van het traditionele feest. Zo bespaar je grondstoffen en geef je het evenement extra betekenis.

Reduce zie je op verschillende manieren terug. Het draait vooral om het voorkomen van verspilling. Bij het inkopen van eten houden ambassades bijvoorbeeld rekening met no-shows door iets minder te bestellen. Blijft er toch eten over? Dan delen ze dat met de lokale gemeenschap. Ook bij het serveren gaan ze verspilling tegen: ze schenken drank niet automatisch bij, maar vragen eerst of gasten nog iets willen. Ambassades zetten ook materialen efficiënter in. Ze sturen digitale uitnodigingen in plaats van papieren. Of ze gebruiken decoraties van gerecycled materiaal.’

Hoe stimuleer je de posten om met circulariteit aan de slag te gaan?

‘Ik probeer vooral veel ambassadeposten te laten weten dat ik er ben. Ik zoek zelf contact en zorg dat ik in beeld blijf, zodat duurzaamheid op de agenda komt. Zo bouw ik stap voor stap aan een duurzame community.

Uit de gesprekken die ik de laatste maanden voerde met posten, blijkt vooral behoefte aan praktische voorbeelden. Daarom werk ik nu aan een databank met duurzame voorbeelden van verschillende posten.

We gebruiken ook een competitie-element. De afgelopen jaren reikten we awards uit voor de meest duurzame initiatieven. Dat werkt motiverend. Maar het gaat niet alleen om winnen. We bouwen ook actief een community op tussen posten. Daarin delen ze ervaringen en leren ze van elkaars aanpak. Daarnaast maken posten in een commitment document afspraken over wat ze binnen een bepaalde periode willen bereiken. Dat geeft houvast en zorgt dat iedereen samen stappen zet.

Die aanpak van praktische voorbeelden delen en samenwerken zie je ook breder bij de Rijksoverheid. Het onderzoek Niet, Anders, Minder Inkopen (NAMI) helpt inkoopprofessionals om duurzamer en slimmer in te kopen. NAMI zoekt uit hoe circulaire strategieën zoals refuse, reduce en rethink in de praktijk kan worden ingezet. Ze ontwikkelen praktische tools, verzamelen succesvolle voorbeelden en stimuleren samenwerking tussen inkopers, beleidsmakers en experts.’

Welke uitdagingen kom je tegen?

‘Budget is de grootste uitdaging. Duurzame alternatieven kosten vaak meer. En ze vragen extra tijd en moeite van de ambassade die het evenement organiseert. In sommige landen zijn duurzame opties niet lokaal beschikbaar. Dan wordt het extra lastig.

Een andere uitdaging is dat niet iedereen staat open voor vegetarisch of veganistisch eten. Sommige posten vermelden daarom niet expliciet vooraf dat de catering volledig plantaardig is. Gasten hebben er achteraf nauwelijks problemen mee. Het gaat erom die eerste stap te zetten. Dan zien ze dat duurzaamheid niets afdoet aan de kwaliteit.

Daarnaast verschillen landen sterk van elkaar. Westerse landen hebben vaak uitgebreide voorzieningen voor afvalverwerking en duurzame producten. In veel Afrikaanse landen is die infrastructuur beperkter, maar ook daar ontstaan mooie circulaire initiatieven.’

Je hebt een eerste stap nodig om mensen bewust te maken en te laten zien dat duurzaamheid niets afdoet aan de kwaliteit.

Eva Ferket

Heb je tips voor inkopers?

‘Begin met kleine initiatieven, bijvoorbeeld door decoraties en materiaal opnieuw te gebruiken. Zo creëer je intern succesverhalen die je kunt delen. Vertel het positieve verhaal en laat zien welke alternatieve opties er zijn. Focus daarbij op wat wél kan in plaats van wat niet lukt.

Zorg voor enthousiaste mensen in een ‘green team’ en zet duurzaamheid op de agenda in je organisatie. Zoek daarnaast contact met collega’s bij andere organisaties en werk samen met lokale initiatieven. Samen kom je verder dan alleen.

Dat geldt ook voor je relatie met leveranciers. Bespreek je wensen vanaf het begin van het traject. Zorg dat je weet wat je wilt en leg dat helder op tafel. Denk niet meteen dat iets niet kan. Als je het gesprek vroegtijdig aangaat, kun je de leverancier vaak overtuigen dat duurzame keuzes ook voor hen voordelig zijn.’

En als je verder vooruit kijkt, hoe zie je de toekomst?

‘Bij evenementen zie ik dat het steeds normaler wordt om duurzaam en circulair te denken. Het zit steeds meer in het DNA van de ambassadeposten. We komen verder door voorbeelden te blijven delen, de community te blijven bouwen, en te laten zien dat duurzaamheid de kwaliteit niet aantast. Stap voor stap.’

Zorg voor enthousiaste mensen in een ‘green team’ en zet duurzaamheid op de agenda in je organisatie.

Eva Ferket