Inkoop routes Upcycle Kitchen ‘alleen samen maken we impact’

De foodservicebranche zet steeds grotere stappen richting circulariteit. In 2023 bundelden vijf adviesbureaus op het gebied van foodservice consultancy hun krachten om gezamenlijk impact te maken. Onder de naam Upcycle Journey werken zij aan oplossingen die bijdragen aan een duurzamere inrichting van grootkeukens in zorg, onderwijs en overheid. Een van de eerste initiatieven is Upcycle Kitchen om hergebruik van professionele keukenapparatuur te willen stimuleren. We spraken Ton Rutten, verantwoordelijk voor food- en hospitality concepten bij Hospitality Group, over de aanleiding, samenwerking en ambities van Upcycle Kitchen.

Kun je ons vertellen wat Upcycle Kitchen doet?

‘Upcycle Kitchen is een gezamenlijke aanpak van de foodservicebranche om hergebruik van professionele keukenapparatuur tot een vanzelfsprekend alternatief te maken. Het initiatief brengt opdrachtgevers, adviesbureaus en leveranciers samen met één doel: het verlagen van CO₂-uitstoot door circulair te denken bij de inrichting van grootkeukens.

We zien vaak dat bij vernieuwing alle oude apparatuur als vanzelfsprekend wordt vervangen, terwijl veel apparatuur nog prima functioneert. Door samen te werken in plaats van te concurreren, is een platform ontstaan waar kennis, praktijkervaring en herbruikbare onderdelen bij elkaar komen. Hiermee willen we een structurele gedragsverandering op gang brengen. Het gaat met name om grote impactvolle onderdelen zoals ovens, koeling en thermische apparatuur.’

We zien vaak dat bij vernieuwing alle oude apparatuur als vanzelfsprekend wordt vervangen, terwijl veel apparatuur nog prima functioneert.

Ton Rutten

Hoe zorgen jullie dat opdrachtgevers hergebruik omarmen?

‘Binnen de foodservicebranche roept circulariteit nog veel vragen op, vooral over kwaliteit en garantie. Bij kantoormeubilair is hergebruik normaal, maar bij keukens heerst voorzichtigheid.

We hebben daarom richtlijnen ontwikkeld die bepalen wanneer apparatuur geschikt is voor hergebruik. Daarbij kijken we naar levensduur, technische staat, warmteafgifte, veiligheid en energieverbruik. Bovendien is er een openbaar overzicht waarin staat wat herbruikbaar is en wat niet. Zo kunnen opdrachtgevers en leveranciers met zekerheid werken, en ontstaat een betrouwbare basis zodat hergebruik een geloofwaardig alternatief wordt voor nieuw.’

Hoe ga je om met uitdagingen uit de markt?

‘Circulair werken in grootkeukens vraagt om een andere manier van denken. Het is tijd om een gezamenlijk besef te ontwikkelen. Namelijk dat alles nieuw kopen veel grondstoffen kost en grote hoeveelheden afval oplevert. Een laagdrempelig startpunt voor circulair werken in grootkeukens is: slim kiezen wat hergebruikt kan worden en wat absoluut nieuw moet zijn.

Dat kost extra tijd en aandacht, en niet alle organisaties zijn daarop ingericht. Grote internationale bedrijven kiezen vaak voor gemak en zekerheid en zeggen: alles moet nieuw. Daar valt nog veel winst te behalen. Daarnaast zijn de leveranciers erg belangrijk. Zonder hun betrokkenheid blijft circulariteit een papieren plan. Daarom hebben we de grootste spelers meerdere keren uitgenodigd voor gezamenlijke sessies. We creëerden een veilige omgeving waarin iedereen openlijk kon delen wat werkte en wat niet. Zo konden we plannen toetsen, bijsturen en gezamenlijk oplossingen vinden.’

Kun je een concreet voorbeeld noemen?

‘Een voorbeeld is het oorspronkelijke idee voor een online marktplaats voor tweedehands apparatuur. Dat bleek in de praktijk te complex en te kostbaar. Leveranciers gaven aan dat zij hun aanbod beter zelf konden organiseren. Daarom hebben we een kennis- en informatieportal ontwikkeld, met richtlijnen, bestekteksten en spelregels.

Deze verandering maakte het verschil: opeens gingen we van praten over circulariteit naar het daadwerkelijk faciliteren ervan. Opdrachtgevers zagen meteen dat het haalbaar en betrouwbaar was. Iedereen was enthousiast, maar stelde wel duidelijke voorwaarden: hergebruik moet duurzaam, betaalbaar en professioneel zijn, met één aanspreekpunt en goed getoetste apparatuur. Alleen zo ontstaat vertrouwen en wordt circulair inkopen een reëel alternatief voor nieuw.’

Hoe is jullie aanpak ingericht?

‘We identificeerden drie uitdagingen die we goed moesten organiseren: de markt, de tooling en het inkoopproces.

De markt is complex, met een paar grote spelers en veel kleine leveranciers. Producenten hanteren soms exclusieve afspraken, waardoor niet iedereen toegang heeft tot dezelfde producten. Voor de opdrachtgever is overzicht essentieel, dus hebben we één aanspreekpunt ingericht zodat samenwerking eenvoudig blijft.

Bij de tooling ging het om de praktische organisatie: opslag, levering, garantie, onderhoud en reservematerialen. We moesten duidelijk maken wie wat levert, wanneer en waar, en wie welk risico draagt. Zo kunnen kleine en grote leveranciers soepel samenwerken en kunnen materialen eenvoudig tussen partijen worden overgedragen.

Het inkoopproces vroeg om een andere aanpak. Bij nieuwe producten is vergelijken eenvoudig, maar hergebruik verschilt in leeftijd, energieverbruik en resterende garantie. Daarom hebben we beoordelingskaders ontwikkeld waarmee hergebruik eerlijk kan concurreren met nieuw. Belangrijk was dat ook kleine leveranciers konden meedoen en niet worden uitgesloten.

Tot slot hebben we gekeken naar kosten en financiering. Door gezamenlijk te investeren in communicatie, branding en kennisdeling blijft het initiatief duurzaam en zichtbaar.’

Hoe hebben jullie geborgd dat ook kleine leveranciers mee kunnen doen?

We werken met twee routes om te zorgen dat ook kleine leveranciers mee kunnen doen. Bij de eerste route levert één hoofdaannemer zowel nieuwe als gebruikte apparatuur en is hij volledig verantwoordelijk voor het project. Bij de tweede route zijn er twee percelen: het eerste perceel bevat hergebruik van meerdere leveranciers, het tweede perceel nieuw materiaal. De hoofdaannemer van het tweede perceel houdt de verantwoordelijkheid voor het hele project, ook voor de gebruikte onderdelen.

Daarnaast hebben we duidelijke spelregels en bestekteksten gemaakt. Dit gaat vooral over grote onderdelen zoals ovens, koeling en thermische apparaten. Voor elk product staan criteria voor kwaliteit, leeftijd, garantie en technische staat. Zo weten opdrachtgevers en leveranciers precies waar ze aan toe zijn en blijft hergebruik betrouwbaar en goed uitvoerbaar.’

En als je verder vooruit kijkt, hoe zie je de toekomst?

‘Het Upcycle Kitchen-portaal is live en bevat nu al waardevolle kennis, richtlijnen en formats. Dit jaar zijn de eerste circulaire trajecten gestart en in 2026 willen we honderd apparaten hergebruiken met twintig organisaties. Het doel is dat circulair inkopen de standaard wordt. Samenwerking en gezamenlijke initiatieven kunnen het aandeel duurzaam ingekochte apparatuur verder laten groeien.

Kleine stappen, open gesprekken en gezamenlijke events zorgen voor momentum. Wij kopen zelf niet in; die invloed ligt bij de inkopers. Wij kunnen het vuurtje aanwakkeren, als projectontwikkelaars en leveranciers meebewegen, dan komt het proces op gang. Het gaat stap voor stap, waarbij het belangrijk is dat circulair inkopen structureel onderdeel wordt van projecten.’

Heb je tips voor inkopers?

‘Ons initiatief laat zien dat nog veel mogelijkheden over het hoofd worden gezien. Het begint bij de voor de hand liggende dingen, zoals verrijdbaar keukenmateriaal of opslagrekken, maar de echte uitdaging is verder kijken: wat kan er nog meer hergebruikt worden?

Samenwerking is daarbij essentieel. Ga in gesprek met opdrachtgevers en leveranciers. Ook als het niet meteen duidelijk is wat het oplevert, is het waardevol om samen te onderzoeken wat mogelijk is. Door ervaringen en voorbeelden te delen, ontstaat begrip en draagvlak. Circulariteit kan alleen werken als het gezamenlijk wordt gedragen; je kunt het niet alleen. Alleen samen maken we impact.’

Circulariteit kan alleen werken als het gezamenlijk wordt gedragen; je kunt het niet alleen. Alleen samen maken we impact.

Ton Rutten