Lessen uit de Community of Practice: Hoe circulair contractmanagement de toekomst van inkoop vormgeeft

Contractmanagement is essentieel om duurzame en circulaire doelstellingen te realiseren. De Community of Practice (CoP) over contractmanagement in circulaire inkooptrajecten heeft waardevolle inzichten opgeleverd die organisaties helpen om circulariteit beter te verankeren in hun contracten. Hans Bloemendaal, Adviseur Maatschappelijk Verantwoord Inkopen bij PIANOo, deelt in dit artikel de drie belangrijkste lessen, tips en praktijkvoorbeelden uit de CoP.

Kan je eerst wat vertellen over de Community of Practice?

‘De focus van het CoP contractmanagement in circulaire inkooptrajecten lag op contractmanagers en inkopers binnen organisaties waar contractmanagement al is ingeregeld. Contractmanagement vindt met name plaats in de fase nadat de opdracht verstrekt is en het contract is getekend. Maar ook in de voorliggende fasen kan contractmanagement een belangrijke rol spelen. Met ruim 100 deelnemers uit publieke en private sectoren werd kennis uitgewisseld en vraagstukken besproken om samen stappen te zetten in  circulair contractmanagement. Vaak blijft namelijk onduidelijk in hoeverre duurzame ambities werkelijk worden waargemaakt. Juist hier richtte de CoP zich op. De CoP contractmanagement in circulaire inkooptrajecten gaf inzicht in de mogelijkheden om circulariteit goed te borgen en te ontwikkelen. De samenwerking tussen MVO Nederland, PIANOo, Nevi en Rijkswaterstaat, onder de vlag van het Versnellingsnetwerk Circulair Inkopen (VCI), gaf ons de mogelijkheid om circulariteit verder aan te jagen. Het VCI biedt immers een mooi netwerk van professionals op het gebied van inkoop en contractmanagement. Daarmee vormt het een uitstekend platform voor een CoP. De CoP is opgezet in het begin van 2022 en afgerond in 2023. In totaal zijn er negen bijeenkomsten georganiseerd.’

Waar ligt de uitdaging voor contractmanagement?

‘We zagen dat het verwerken van circulariteit in inkooptrajecten voor veel partijen nog een uitdaging vormt. Hoewel de afspraken vaak al zijn gemaakt en contractueel zijn vastgelegd, gaat effectief contractmanagement verder dan alleen het naleven van deze voorwaarden. Het vereist actieve betrokkenheid en voortdurende evaluatie. Dit benadrukt de noodzaak om contractmanagement serieus te nemen en ons verder te verdiepen in het realiseren van duurzame en circulaire doelstellingen. Genoeg reden om hiermee aan de slag te gaan!‘

Wat zijn de belangrijkste lessen die jullie hebben geleerd?

Les 1: Creëer ruimte voor innovatie en ontwikkeling

‘Probeer contracten niet volledig dicht te timmeren met vooraf vastgestelde KPI’s en eisen. Circulariteit en daarmee circulair inkopen is voortdurend in ontwikkeling. Wat vandaag de hoogste standaard is, kan een jaar later alweer verouderd zijn door nieuwe technologieën en innovaties. Het is cruciaal om bij het opstellen van contracten hier rekening mee te houden. In plaats daarvan, laat ruimte voor aanpassing en ontwikkeling gedurende de looptijd van het contract. Dit betekent dat je flexibele voorwaarden moet opnemen die leveranciers de mogelijkheid bieden om hun aanpak te verbeteren en in te spelen op nieuwe inzichten en technieken. Het is dus belangrijk om oog te hebben voor de voortschrijdende kennis en mogelijkheden, en om contracten zodanig op te stellen dat ze ruimte bieden voor verdere innovatie en verbetering. Een mooi voorbeeld hiervan is het project aan de oever in Noord-Holland, waar het bieden van ontwikkelingsmogelijkheden cruciaal bleek voor het maken van circulaire stappen.’ Lees hier meer over dit project.

Les 2: Zoek een samenwerkgerichte benadering en stap af van de traditionele rolverdeling

‘Effectief contractmanagement vraagt om een verschuiving van de traditionele rolverdeling tussen opdrachtgever en leverancier. In plaats van een opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie, waarbij de rollen strikt gescheiden zijn en elk partij vooral zijn eigen belangen behartigt, is het effectiever om te streven naar een samenwerkingsgerichte benadering. In plaats van de wat meer traditionele en zakelijke benadering, waarbij rollen gescheiden zijn, het resultaat centraal staat en de relatie met name gericht is op prijs/kwaliteit, is het wenselijk om de samenwerking te optimaliseren. Hierbij staat een ‘win-win’ situatie en waarde optimalisatie centraal. Door een partnerschap te vormen en open communicatie te bevorderen, kunnen beide partijen gezamenlijk werken aan innovatie en verdere ontwikkeling. Deze benadering maakt het mogelijk om sneller in te spelen op nieuwe inzichten en uitdagingen rondom circulariteit. Een coöperatieve houding leidt tot succesvolle en voortdurende verbetering. We moeten afscheid nemen van rigide contractuele kaders.’

Les 3: Werk samen naar een gezamenlijke norm voor circulariteit

‘Bij het ontwikkelen van circulaire contracten is het belangrijk om binnen je sector en branche te kijken naar de betekenis en mogelijkheden. Het gebruik van uniforme KPI’s en richtlijnen maakt het mogelijk om contracten beter met elkaar te vergelijken. Uniformiteit biedt een solide basis voor het meten van prestaties en het waarborgen van consistentie. Op een breder niveau, zoals binnen sectoren of buyer groups (BG’s), helpt een eenduidige manier van uitvragen om de markt in beweging te krijgen en de ontwikkeling van circulaire oplossingen te versnellen. Ook een (inkoop)samenwerking kan hier een rol in spelen. Zo biedt de Metropool Regio Amsterdam een programmalijn die overheden ondersteunt om circulaire principes mee te nemen in bij inkoop. Wanneer de vraag vanuit de verschillende opdrachtgevers consistent is, kunnen leveranciers zich beter voorbereiden en investeren in de benodigde innovaties. Dit voorkomt dat elke nieuwe aanbesteding opnieuw leidt tot flinke investeringen in tijd en geld voor het aanpassen van aanbiedingen en oplossingen. Een goed voorbeeld hiervan is de ontwikkeling van een richtlijn voor circulaire inrichting van een kantoor- en leeromgeving , waar grote opdrachtgevers, zoals de gemeente Rotterdam, de Universiteit Utrecht, het Rijk en PWC aan tafel zaten met meubelproducenten en andere spelers in de keten. Dankzij duidelijke definities en richtlijnen van circulair kantoormeubilair, hebben opdrachtgevers nu handvatten voor het uitvragen, beoordelen en meten van circulaire oplossingen. Lees hier meer.

De Community of Practice is eind 2023 afgerond, hoe nu verder?

‘Met de CoP hebben we waardevolle lessen geleerd over het verbeteren van circulair contractmanagement. In de toekomst moeten we blijven leren en aanpassen, waarbij we de lessen uit de CoP toepassen en verfijnen. Dit vraagt om een proactieve houding van contractmanagers en inkopers, en om een voortdurende dialoog binnen de sector. Alleen door gezamenlijk op te trekken en kennis te delen, kunnen we de toekomstige ontwikkelingen in de circulaire economie effectief omarmen. Het VCI gaat hier ook in 2025 zeker een rol in spelen. Hou daarom deze website in de gaten of abonneer je onderaan deze pagina op de nieuwsbrief van het VCI!

Tot slot hebben we geleerd dat circulair inkopen zich in veel gevallen terugbetaald, ofwel op termijn, ofwel omdat het bijdraagt aan bijvoorbeeld (lokale) werkgelegenheid. Dus argumenten als ‘het is te duur’, zouden inmiddels achter ons moeten liggen. Het is de investering waard, vaak ook vanuit economisch perspectief.’

Aanvullende tips

• Laat inschrijvers meedenken over KPI’s waar ze op worden afgerekend.
• Geef contractmanagement en KPI’s vorm in lijn van de winnende inschrijving.
• Laat de opdrachtnemer meten of betrek een externe deskundige bij het meetproces.
• Zorg voor de mogelijkheid om (samen) te ontwikkelen in de contractperiode
• Denk ook aan tweezijdige KPI’s en laat de leverancier ook jou beoordelen. Dit komt de samenwerking en het resultaat ten goede.