Handvatten voor circulair inkopen binnen de hoogste R-strategieën

Nederland streeft ernaar om in 2050 volledig circulair te zijn. De R-ladder helpt daarbij: Strategieën die hoger op de ladder staan, besparen meer grondstoffen en verkleinen je milieu-impact. Steeds meer materialen blijven in de kringloop door te recyclen of de levensduur van producten te verlengen. Maar er ligt nog winst te behalen bij de hoogste strategieën: Refuse, Rethink en Reduce. Die bieden de grootste kansen voor impact, maar blijken in de praktijk lastiger toe te passen. Hoe benut je die kansen als inkoper en hoe neem je de organisatie hierin mee?

We spraken Pieter van Meijeren, student Bedrijfskunde aan de CHE. Voor zijn afstuderen maakte hij een overzichtsplaat met handvatten voor circulair inkopen binnen de hoogste R-strategieën. Ook werkte hij aan de MVOI-wegwijzer met circa 160 bronnen die inkopers direct kunnen toepassen.

Wat is de grootste uitdaging voor inkopers?

‘Bij lagere strategieën van de R-ladder kun je als inkoper relatief eenvoudig aan je leverancier vragen om bijvoorbeeld gerecyclede of refurbished materialen te leveren. Dat is concreet en goed te controleren. Bij refuse, rethink en reduce ligt dat anders. Dan gaat het niet alleen om inkoop, maar om hoe je de organisatie van inkoop inricht. De centrale vraag wordt: wat gaan we juist níet inkopen? Of: wat kunnen we minder of anders inkopen?

Die keuze ligt niet bij de inkoper, maar bij de interne opdrachtgever. De inkoper kan wel een belangrijke rol spelen door te stimuleren, bijvoorbeeld door alternatieven aan te dragen of voor te stellen om bij een volgend contract kritisch te kijken naar wat er echt nodig is. Maar de uiteindelijke beslissing ligt bij de interne opdrachtgever. Dat maakt het voor inkopers soms lastig om de hoogste R-strategieën door te voeren.’

Hoe maak je circulair inkopen onderdeel van je organisatie?

‘Stel iemand aan die verantwoordelijk is voor circulair inkopen in de organisatie: een ‘chef circulair’. Deze persoon ontwikkelt het circulaire inkoopbeleid, ondersteunt collega’s en helpt om de hoogste R-strategieën uit te rollen. Hoe je die rol invult, verschilt per organisatie.

Circulair inkopen is een teamsport tussen verschillende partijen. De interne opdrachtgever bepaalt wat er wordt ingekocht, de inkoper weet hoe je opdrachten anders of beter uitvraagt en de contractmanager zorgt dat afspraken in de praktijk worden nageleefd en geëvalueerd. De leverancier denkt mee over alternatieven. De chef circulair brengt deze partijen samen en zorgt dat niet, anders en minder inkopen de norm wordt in de hele organisatie.’

Overzicht met handvatten

‘Voor mijn onderzoek heb ik een hulpmiddel ontwikkeld om dit concreet te maken: een overzicht met handvatten voor circulair inkopen binnen de hoogste R-strategieën. Het overzicht is opgebouwd uit de volgende elementen:

Voorwaarden voor succes

• Zorg voor bestuurlijke rugdekking. Het bestuur van de organisatie bepaalt prioriteiten en committeert zich in beleid en afspraken voor de organisatie.
• Creëer draagvlak bij interne opdrachtgevers en inkopers. Betrek hen vroeg, luister naar hun belangen en onderbouw dit met goede voorbeelden.
• Maak productstrategieën. Begin met categorieën met de grootste impact. Bepaal lange termijndoelen en werk terug naar vandaag. Start bovenaan de R-ladder en werk naar beneden.
• Maak de hoogste R-strategieën standaard. Integreer dit in afwegingskaders, processen en templates.
• Stel organisatie brede KPI’s op. Formuleer SMART KPI’s die sturen op vermindering van materiaalgebruik per afdeling en voor de hele organisatie.
• Monitor en stuur bij. Rapporteer eenvoudig, volg vooruitgang en onderzoek achterblijvende of juist vooruitstrevende resultaten.’

Fase 1: Voorbereidingsfase (minder inkopen)

‘Hier haal je de meeste winst. Stem in het startoverleg af met opdrachtgever, inkoper, contractmanager en chef circulair wat écht nodig is bij de ambitie bepaling. Werk met de R-ladder van boven naar beneden. Specificeer bij de behoeftebepaling de behoefte functioneel in plaats van technisch. Zeg bijvoorbeeld: “Ik zoek een manier om van locatie A naar locatie B te komen” in plaats van “Ik wil een elektrische auto waar 5 mensen in kunnen.” Dit geeft ruimte om breder te kijken dan alleen autobedrijven en biedt kansen voor alternatieven. Laat bij de marktverkenning en consultatie marktpartijen meedenken over je vraag en informeer hoe andere organisaties dit aanpakken.’

Fase 2: Aanbestedingsfase (beter inkopen)

‘In deze fase draait het om specificaties, aanbesteding, evaluatie en gunning. Blijf functioneel specificeren en niet te technisch. Beschrijf welk probleem de aanbesteding oplost of welke kans ze benut. Vraag inschrijvers hoe zij willen groeien op de R-ladder. Dat biedt kansen om samen met de leverancier stappen te zetten. Formuleer SMART circulaire doelen voor het contract en vraag een groeiplan op de R-ladder uit. Zorg dat circulariteit punten oplevert en meetelt in de gunning.’

Fase 3: Evaluatie en contractmanagement (langer gebruiken)

‘Deze fase gaat over levering, contractmanagement en evaluatie. Investeer in een partnerschap met je leverancier. Leg samen SMART doelen en circulaire KPI’s vast in het contract en benadruk dat deze net zo belangrijk zijn als andere eisen. Bespreek regelmatig hoe jullie groeien op de R-ladder. Worden KPI’s niet gehaald? Vraag waarom en kijk hoe je ze op korte termijn wel haalt. Zie je wel een stijgende lijn? Hou die vast.

Toets via interne evaluaties of de behoeften zijn vervuld, waar het beter kan en welke producten overbodig zijn. Kijk kritisch: zijn alle elementen uit dit contract écht nodig? Kun je dit in een volgend contract minder doen? Gebruik deze inzichten bij een volgende aanbesteding en bepaal zo je vervolgstap op de R-ladder.’

Wegwijzer MVOI: Startpunt voor circulair inkopen

‘Onderdeel van mijn onderzoek was het verzamelen van concrete tools voor inkoop. Hiervoor heb ik mee gewerkt aan de MVOI-wegwijzer met circa 160 tools die door verschillende organisaties zijn gemaakt voor circulair inkopen in Nederland.

De wegwijzer helpt je vooral tijdens het inkoopproces. Via een filtersysteem zoek je op fase in het inkoopproces, productcategorie en of je operationeel of strategisch wilt werken. Zo kom je bij de bronnen die voor jouw situatie het meest relevant zijn en kun je direct aan de slag.’

Heb je tips voor inkopers?

‘Sluit aan bij de prioriteiten van je organisatie. De meeste interne opdrachtgevers willen het beste voor hun organisatie. De uitdaging is om ze te overtuigen dat niet, minder of anders inkopen juist voordelen biedt.

Gebruik argumenten die aansluiten bij de persoon die tegenover je staat. Praat je met iemand die persoonlijk betrokken is bij klimaat? Maak van circulariteit een klimaatverhaal. Heeft iemand interesse in technologische innovatie? Benadruk dat Rethink een kweekvijver is voor nieuwe technologie. Wil iemand vooral financiële voordelen behalen? Laat zien dat niet inkopen direct geld bespaart en strategische onafhankelijkheid oplevert. Zo draagt circulariteit bij aan doelen die voor jouw gesprekspartner echt belangrijk zijn.’

Verder lezen?

Wil je concrete voorbeelden zien van niet, anders en minder inkopen in de praktijk? Lees het artikel over: circulair evenementen organiseren bij Nederlandse ambassades

Wil je meer weten over de R-ladder? Lees dan hier verder: Wat is de R-ladder en wat kun je ermee? | Circulaire strategieën